Obligations comptables restaurant: espace de travail d’un restaurateur avec presse-papiers à cases, calculatrice éteinte, tablette aux graphiques flous sans texte, stylo et trombones sur table en bois, lumière naturelle, arrière-plan de bistrot moderne, espace négatif à droite.

Obligations comptables restaurant : la checklist 2025 pour rester conforme et serein. Découvrez point par point ce que la loi exige d’un établissement de restauration en 2025 (TVA, caisse, facturation, pièces comptables, paie), comment l’appliquer au quotidien et les erreurs à éviter.

En bref

  • Sécurisez votre socle: statut adapté, régime fiscal clair, logiciel de caisse certifié, facturation conforme.
  • Maîtrisez la TVA restauration: 5,5%, 10% et 20% selon les cas; ventilez chaque ticket.
  • Tenez une comptabilité irréprochable: justificatifs, inventaire, rapprochements, FEC prêt en cas de contrôle.
  • Encadrez espèces, pourboires et titres-restaurant: procédures écrites, écarts de caisse tracés.
  • Anticipez les échéances: déclarations TVA, paies/DSN, liasse fiscale et comptes annuels.

Checklist 2025 des obligations comptables d’un restaurant

Avant ouverture: statut, fiscalité et cadre comptable

  • Choisir la forme (EI, EURL/SARL, SASU/SAS) et l’imposition (IR/IS) selon votre modèle économique et vos besoins de protection sociale.
  • Déterminer le régime: micro-BIC (obligations allégées), réel simplifié ou réel normal (plus courant en restauration pour gérer stock, TVA, amortissements).
  • Formaliser votre organisation comptable: plan de comptes adapté au CHR, procédure de caisse, gestion des justificatifs, archivage 10 ans (Code de commerce, art. L123-22).
  • Si vous créez/rachètez: évaluez le besoin en fonds de roulement (stocks + TVA + masse salariale), et préparez votre business plan et vos financements.

Conseil: dès le départ, documentez une “piste d’audit fiable” décrivant de la commande à l’encaissement comment vous garantissez l’intégrité des flux (caisse, factures, banque).

Matériel de caisse et facturation conformes

  • Utiliser un logiciel ou système de caisse certifié anti-fraude (attestation éditeur ou NF525), obligatoire dès qu’il y a enregistrement de paiements clients TTC. Voir la fiche officielle sur Service-Public Pro: Logiciel de caisse certifié.
  • Édition quotidienne du “Z de caisse” et conservation des journaux détaillés; interdiction des suppressions non tracées.
  • Facturation: mentions obligatoires (identité, SIREN, date, n° facture, détail HT/TVA/TTC, taux appliqués, conditions de règlement, pénalités, indemnité forfaitaire 40 € pour retard B2B).
  • Tickets simplifiés: assurez la traçabilité (numérotation, horodatage, modes de paiement, ventilation TVA).

Tenue de la comptabilité: livres, pièces et inventaire

  • Au réel: comptabilité d’engagement (ventes/achats à la facture), immobilisations et amortissements (cuisine, extraction, salle, licences…).
  • Livre-journal, grand livre, balance, inventaires: suivez les stocks et la variation de stocks (impact direct sur la marge).
  • Justificatifs obligatoires: factures fournisseurs, contrats, bons de livraison, relevés bancaires, états de caisse, notes de frais, baux, assurances. Conservation 10 ans (commercial et comptable).
  • FEC (Fichier des écritures comptables): export normalisé à remettre en cas de contrôle; testez son intégrité chaque trimestre.

TVA spécifique à la restauration: principes et pièges

  • Taux applicables en 2025 (inchangés): généralement 10% pour la restauration sur place, 5,5% pour la vente à emporter de produits alimentaires non alcooliques, 20% pour les boissons alcoolisées. Références officielles: TVA — les taux.
  • Ventilation fine par ligne: aliments/boissons non alcoolisées vs alcool; sur place vs emporter; menus mixtes.
  • Exemple: un ticket contient 18 € menu (sur place, 10%), 4 € bière (20%). La TVA due n’est pas 20% sur 22 € mais la somme: 18/1,10 × 0,10 + 4/1,20 × 0,20.
  • Déclarations: CA3 mensuelle (ou trimestrielle sous conditions) ou CA12 annuelle; ajustez la périodicité à votre trésorerie.

Astuce: paramétrez vos familles d’articles dans la caisse avec le bon taux de TVA et verrouillez les droits pour éviter des reclassifications intempestives.

Gestion des espèces, pourboires et titres-restaurant

  • Espèces: double comptage quotidien, PV d’écart de caisse, dépôt en banque régulier, concordance Z de caisse / livre de caisse / banque.
  • Pourboires: distinguez pourboires laissés en espèces (mise en commun, répartition) et via carte; vérifiez chaque année le régime social et fiscal en vigueur sur URSSAF. Tenez un registre des sommes réparties.
  • Titres-restaurant: suivez l’encours, les remises et commissions; comptabilisez la TVA selon la nature des ventes réglées avec titres; rapprochez les remboursements émetteurs.

Clôture annuelle, liasse fiscale et communication financière

  • Comptes annuels: bilan, compte de résultat, annexe; inventaire physique des stocks au 31/12; justification des comptes (cut-off, charges constatées d’avance, FNP/FAE).
  • Liasse fiscale (IS: 2065 et annexes; IR-BIC: 2031 et annexes), plus CVAE supprimée définitivement mais CFE due selon votre commune.
  • E-invoicing à venir: préparez la facturation électronique B2B domestique (plateformes PDP/PPF, e-reporting). Suivez le calendrier officiel sur economie.gouv.fr.

Obligations sociales liées à la paie (impact comptable)

  • DPAE, contrats, registre unique du personnel; paie mensuelle conforme à la convention HCR, heures supplémentaires, repos compensateur, apprentis.
  • DSN mensuelle, déclarations et paiements des cotisations; suivi des congés payés et des montants provisionnés en comptabilité (CP, 13e mois, primes).
  • Avantages en nature (repas, logement): valorisation et traitement social/fiscal.

Bon réflexe: faites coïncider les exports de paie et l’écriture comptable (OD de salaires) chaque mois pour éviter les ajustements lourds en clôture.

Calendrier et périodicité des tâches

Ce qu’il faut faire et quand

  • Quotidien
  • Clôture de caisse (Z), comptage espèces, dépôt sécurisé, saisie ou import.
  • Contrôle tickets annulés, avoirs, corrections; sauvegarde des journaux.
  • Hebdomadaire
  • Rapprochement bancaire intermédiaire, contrôle marges par famille, suivi pertes.
  • Validation factures fournisseurs et paiements.
  • Mensuel
  • Déclaration et paiement TVA (si périodicité mensuelle), DSN, charges sociales.
  • Rapprochement bancaire, provisions (congés, charges), analyse food cost.
  • Trimestriel
  • Revue TVA (ventilation, zones de risque), test FEC, inventaire tournant.
  • Annuel
  • Inventaire complet, révision des comptes, liasse fiscale, AGO d’approbation des comptes.

Tableau de synthèse courte

Tâche clé Fréquence Responsable Échéance typique
Clôture Z de caisse + dépôt espèces Quotidien Responsable de salle / Gérant Fin de service
Déclaration TVA (CA3) Mensuel/Trimestriel Comptable / Gérant Mois M+1 (selon régime)
DSN + charges sociales Mensuel Paie / RH 5 ou 15 du mois M+1
Inventaire stocks + clôture Annuel Gérant + Expert-comptable 31/12 et avant dépôt liasse

Indicateurs financiers à suivre en restauration

  • Food cost: (Achats consommés / Ventes alimentaires HT) — cible souvent 25–35% selon concept. Agissez sur fiches techniques, prix, pertes.
  • Marge boisson: brute élevée mais sensible aux écarts et à l’alcool; suivez le coefficient et les démarques.
  • Taux de personnel: Masse salariale chargée / CA HT — surveillez planning, productivité, coût horaire.
  • Seuil de rentabilité: Charges fixes / Taux de marge sur coûts variables — pilotage des prix et du mix produit.
  • Écarts de caisse: nombre et montant; cause racine (procédures, formation).

Outils et bonnes pratiques pour rester conforme

  • Choisissez une caisse certifiée, paramétrée par familles/taux; exportez chaque jour les journaux.
  • Mettez en place des workflows de validation (achats, notes de frais) et l’archivage probant des factures (PDF natif, signature, indexation).
  • Automatisez les flux bancaires et les imports de caisse vers la compta; rapprochez chaque semaine.
  • Documentez vos procédures (piste d’audit fiable) et mettez-les à jour annuellement.
  • Faites-vous accompagner par un cabinet spécialiste CHR pour la TVA, les stocks et la paie: découvrez notre approche sur Compta Resto, notre histoire et valeurs et nos services.

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Sources et repères utiles

FAQ

Quel livre comptable tenir pour un restaurant au réel et au micro-BIC ?

Au réel (simplifié/normal), vous devez tenir un livre-journal, un grand livre, une balance, un inventaire annuel des stocks, et conserver tous les justificatifs (factures, Z de caisse, relevés bancaires). La comptabilité est en principe d’engagement, avec amortissements et provisions. En micro-BIC, obligations allégées: un livre de recettes (détaillant chaque encaissement) et, si activité d’achat-revente, un registre des achats; pas de bilan obligatoire, mais la tenue d’une caisse conforme, la conservation des pièces et la déclaration fiscale restent indispensables. Vérifiez chaque année les seuils micro sur Service-Public.

Comment ventiler correctement la TVA entre sur place, à emporter et alcool ?

Paramétrez les familles d’articles dans la caisse avec le taux adéquat: 10% pour les repas servis sur place, 5,5% pour la vente à emporter de produits alimentaires non alcooliques, 20% pour les boissons alcoolisées. Sur un ticket mixte, la TVA se calcule par ligne, pas au global. Évitez les “menus packagés” non ventilés: créez des lignes distinctes ou des “articles composés” ventilés. Contrôlez chaque mois l’export TVA de la caisse et rapprochez-le des chiffres déclarés (CA3/CA12).

Quelles pièces conserver et pendant combien de temps ?

Conservez 10 ans les documents comptables et pièces justificatives: factures clients/fournisseurs, journaux et Z de caisse, contrats, relevés bancaires, paies/DSN, inventaires, immobilisations. Stockez de façon probante (PDF natif, horodatage, sauvegarde) et organisez un classement par exercice. Pour les justificatifs électroniques, veillez à l’intégrité (pas de modification) et à la lisibilité dans le temps. Prévoyez une sauvegarde externe et des accès restreints pour limiter les risques de perte ou d’altération.

Qu’est-ce que le FEC et comment s’y préparer en cas de contrôle fiscal ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est l’export standardisé (format texte) qui contient toutes vos écritures d’un exercice et que vous devez remettre en cas de contrôle. Il doit respecter une structure précise (colonnes, formats, numérotation). Pour être prêt, utilisez un logiciel compatible, verrouillez vos journaux mensuellement, documentez vos lettrages et conservez la piste d’audit. Testez votre FEC avec un outil de contrôle avant clôture et corrigez les anomalies (dates incohérentes, libellés vides, doublons).

Comment gérer les écarts de caisse et les pourboires sans risque ?

Formalisez une procédure: comptage à deux, relevé d’écart, approbation par le gérant, écriture comptable dédiée. Les petits écarts peuvent être comptabilisés en gains/pertes de caisse; des montants récurrents justifient un audit des pratiques (annulations, avoirs, erreurs de rendu). Pour les pourboires, tenez un registre (montant, mode, date, répartition) et appliquez le régime social/fiscal en vigueur l’année en cours; les règles ont évolué récemment, vérifiez la doctrine URSSAF. Évitez les “boîtes à pourboires” non tracées.

À retenir

  • La conformité passe par quatre piliers: caisse certifiée, TVA bien ventilée, pièces et stocks carrés, paie maîtrisée.
  • Documentez et automatisez: PAF, imports de caisse/bank, rapprochements réguliers, FEC prêt.
  • Surveillez vos marges: food cost, main d’œuvre, démarques et écarts de caisse.
  • Anticipez la facturation électronique et les échéances TVA/paie/clôture.
  • Formez l’équipe aux fondamentaux: encaissements, pourboires, titres-restaurant, facturation.
  • Besoin d’un diagnostic ou d’une prise en charge complète? Échangez avec nos experts CHR: Compta Resto — nos services ou demandez un devis rapide.