Conseils comptables restaurateurs débutants : l’essentiel pour démarrer sans faux pas. Vous ouvrez un restaurant et cherchez des repères concrets pour bien gérer vos chiffres, éviter les erreurs courantes et piloter votre rentabilité dès le premier mois ? Voici un guide pratique, étape par étape, pour structurer votre comptabilité, maîtriser la TVA, sécuriser votre trésorerie et poser des bases solides de gestion.

En bref

• Choisissez un statut et un régime fiscal adaptés à votre modèle économique.
• Mettez en place une organisation de caisse et de pièces justificatives irréprochable.
• Suivez 4 ratios clés: coût matière, masse salariale, prime cost et point mort.
• Anticipez la TVA, les paies et les charges via un calendrier clair.
• Pilotez la trésorerie chaque semaine et digitalisez vos outils pour gagner du temps.

Choisir le bon cadre juridique et fiscal dès le départ

Statut juridique et régime d’imposition

L’architecture juridique (EI, EURL/SARL, SASU/SAS) influence fiscalité, protection sociale et gouvernance. Un bar à forte saisonnalité n’a pas les mêmes besoins qu’un bistrot de quartier. Évaluez: capital nécessaire, nombre d’associés, rémunération prévue, dividendes, responsabilité, et coût de la paie. Un échange avec un expert améliore vos arbitrages. Pour un accompagnement sur mesure, découvrez le positionnement du cabinet Compta Resto.

TVA et particularités restauration

En restauration, plusieurs taux coexistent selon la nature et le lieu de consommation (sur place, à emporter, alcool, etc.). Une mauvaise affectation de taux impacte directement vos marges et expose à redressement. Consultez le référentiel officiel sur la TVA côté impots.gouv.fr et formalisez des règles internes simples pour le personnel (ex: alcool toujours à 20%). Documentez vos cas limites et alignez votre caisse.

Astuce pro: centralisez un “mémo TVA” d’une page par famille de produits, affiché en cuisine et au bar, mis à jour par votre référent comptable.

Construire un prévisionnel réaliste (et utile)

Chiffre d’affaires, saisonnalité et hypothèses

Projetez vos couverts, ticket moyen et taux d’occupation par service, en intégrant la saisonnalité (terrasse, tourisme, événements locaux). Scénarisez 3 cas (bas, médian, haut). Exemple: 40 couverts x 25 € x 6 jours = 6 000 €/semaine, soit ~26 000 €/mois; ajustez selon jours fériés et congés.

Coûts variables et coûts fixes

• Coût matière (COGS): ciblez 28–32% pour la cuisine et 25–30% pour le bar, selon votre positionnement.
• Masse salariale (charges incluses): 30–35% est une norme courante en restauration de service.
• Loyer/occupation: souvent 8–12% du CA.
• Prime cost (matières + masse salariale): visez < 60–65% (repère fréquemment cité par les organismes d’accompagnement du commerce de proximité, ex. CCI).

Vous trouverez des repères métiers et check-lists utiles via CCI France.

Organiser la comptabilité au quotidien

Caisse certifiée et piste d’audit fiable

Utilisez un logiciel de caisse certifié (NF525 ou équivalent) et paramétrez correctement les taux de TVA, familles d’articles, remises et annulations. Conservez Z de caisse quotidiens, rapports d’encaissement et pièces justificatives pendant 10 ans. Référez-vous au guide officiel sur les logiciels de gestion et de caisse.

Classement des pièces et facturation fournisseurs

• Conservez factures d’achats, BL, notes de livraison, avoirs.
• Faites correspondre livraison, facture et paiement (3-way match).
• Nommez vos fichiers de façon normalisée: AAAA-MM-JJ_Fournisseur_Montant.pdf.
• Évitez le “ticket Z en retard”: clôture quotidienne, sans exception.

E-facturation: anticipez la réforme

La facturation électronique B2B progresse en France avec un calendrier par taille d’entreprise. Suivez l’information officielle pour anticiper vos outils et workflows; votre expert-comptable vous indiquera la date applicable et les impacts concrets sur votre process de ventes et d’achats.

TVA restauration: sécuriser sans y passer des heures

Paramétrage et contrôles

• Affectez le bon taux à chaque PLU/article.
• Faites un test mensuel: échantillon de 20 tickets vérifiés au hasard.
• Réconciliez Z de caisse, encaissements bancaires et ventes TTC.

Déclarations et paiements

La périodicité (mensuelle ou trimestrielle) dépend de votre régime. Évitez l’accumulation: préparez un dossier TVA mensuel (rapports de ventes, achats par taux, justificatifs). Retrouvez les grands principes sur la page dédiée de impots.gouv.fr.

Piloter la trésorerie et le point mort

Plan de trésorerie hebdomadaire

Un restaurant consomme du cash vite: stocks, salaires, loyers, acomptes. Pilotez au moins sur 13 semaines, avec:

• Entrées: ventes TTC, acomptes, plateformes.
• Sorties: salaires et charges, loyers, fournisseurs, TVA, assurances.
• Solde et alertes (seuil minimal de sécurité).

Point mort et marge de sécurité

Calculez votre seuil de rentabilité (charges fixes / marge sur coûts variables). Exemple simplifié: si vos charges fixes mensuelles sont 15 000 € et votre marge sur coûts variables est 65%, votre point mort de CA est ~23 077 € (15 000 / 0,65). Ajoutez 10–15% de marge de sécurité en haute saison pour absorber aléas.

Maîtriser le coût matière: fiches techniques et inventaires

Fiches techniques et prix de revient

• Décomposez chaque plat: grammage, pertes, coût net par portion.
• Fixez un prix de vente pour viser un coût matière cible (ex: 30%).
• Mettez à jour à chaque hausse fournisseur et renégociez trimestriellement.

Inventaires tournants

Faites un inventaire complet mensuel et des inventaires tournants hebdomadaires (viandes, boissons, vins). Comparez “consommation théorique vs réelle” pour détecter pertes, sur-portionnage ou écarts de caisse.

Règle d’or: une fiche technique non suivie n’est qu’une recette; validée en service, elle devient un outil de marge.

Paie, social et pourboires: éviter les mauvaises surprises

Embauches et plannings

Respectez DPAE, contrats (CDI, CDD d’usage), affichages obligatoires, visites médicales. La modulation des horaires, les heures supplémentaires et le travail de nuit nécessitent un suivi rigoureux. Consultez la fiche pratique URSSAF pour la DPAE.

Tips et avantages en nature

Les pourboires et les repas du personnel obéissent à des règles spécifiques (cotisations, exonérations éventuelles, assiette). Formalisez une procédure: collecte, répartition, justificatifs, paie. Votre gestionnaire de paie Compta Resto peut paramétrer ces éléments pour sécuriser vos DSN.

Pour une vue d’ensemble des missions que nous prenons en charge (paie, social, RH, conformité), parcourez nos services.

Contrôles et conformité: se préparer sans stress

Piste d’audit fiable et contrôles

Documentez vos flux (devis/bon de commande -> livraison -> facture -> paiement). Conservez une procédure écrite simple. Lors d’un contrôle, on vous demandera souvent: paramétrage caisse, Z, exports, pièces d’achats, rapprochements bancaires. Une préparation en amont évite des semaines de rattrapage.

Assurance qualité comptable mensuelle

• Rapprochement bancaire à jour.
• Classement des factures et renvoi des pièces manquantes.
• Contrôle de cohérence TVA et marges.
• Reporting mensuel: CA HT, marge brute, masse salariale, prime cost, résultat.

Outils et automatisation: gagner du temps, gagner en fiabilité

Caisse, banques et factures connectées

• Caisse certifiée reliée à un coffre-fort numérique.
• Récupération bancaire automatique + lettrage semi-automatique.
• OCR pour achats, règles d’affectation (fournisseur -> compte -> taux de TVA).
• Tableau de bord temps réel: CA, ticket moyen, top ventes, rotation stock.

Accompagnement spécialisé restauration

Un cabinet dédié au secteur connaît vos enjeux (saisonnalité, taux de TVA, conventions collectives, pourboires). Découvrez l’approche et l’histoire de notre équipe sur la page À propos, ainsi que notre ancrage dans l’écosystème et nos références.

Mini-tableau de synthèse

Exemple chiffré: diagnostiquer votre prime cost

Bistrot 40 couverts, ticket moyen 25 €, 6 jours/semaine:

• CA mensuel médian: ~26 000 €.
• Coût matière à 31%: ~8 060 €.
• Masse salariale à 33% (charges incluses): ~8 580 €.
• Prime cost: ~16 640 € (64%).
• Loyers/assurances/énergie: ~3 000–4 000 €.
• Reste pour le résultat d’exploitation et imprévus: ~5 000–6 000 €.

Ajustez vos recettes/prix, plan de service et achats pour rapprocher la prime cost de 60% si vous dépassez durablement 65%.

FAQ

Quel régime de TVA s’applique à un restaurant et comment éviter les erreurs ?

Plusieurs taux coexistent selon le produit et le mode de consommation. Par exemple, les boissons alcoolisées relèvent du taux normal, tandis que certains plats sur place ou à emporter relèvent de taux réduits. Le risque principal vient d’un paramétrage de caisse incomplet ou de remises mal gérées. Formalisez une grille interne par famille d’articles, testez régulièrement un échantillon de tickets et réconciliez Z de caisse, encaissements et ventes. En cas de doute, vérifiez les règles sur impots.gouv.fr et mettez à jour votre paramétrage.

Comment calculer rapidement le point mort de mon restaurant ?

Identifiez vos charges fixes mensuelles (loyer, salaires administratifs, abonnements, assurances) et votre marge sur coûts variables (1 – coût matière en % – part variable de la paie éventuelle). Le point mort de chiffre d’affaires = charges fixes / marge sur coûts variables. Exemple: si vos charges fixes sont 15 000 € et votre marge sur coûts variables est 65%, le point mort est ~23 077 €. Utilisez ce seuil pour définir un nombre de couverts minimal par service et ajuster votre carte ou vos prix.

Quelles bonnes pratiques pour maîtriser le coût matière dès l’ouverture ?

Créez des fiches techniques détaillées, pesez réellement les portions en cuisine et suivez les prix d’achat. Réduisez le nombre de références au démarrage pour limiter les pertes, faites des inventaires tournants hebdomadaires et comparez consommation théorique vs réelle. Négociez des volumes sur les best-sellers et ajustez les prix de vente si une hausse fournisseur dégrade votre coût matière au-delà de votre cible. Un contrôle hebdomadaire de 15 minutes suffit pour prévenir les dérives.

Quels documents conserver et comment structurer ma “piste d’audit fiable” ?

Conservez pendant 10 ans: factures de vente et d’achat, Z de caisse, relevés bancaires, contrats, paie/DSN, inventaires. Décrivez vos flux dans une procédure: commande -> réception -> facture -> paiement, avec contrôles clés (quantités, prix, TVA). Nommez les fichiers de manière homogène et utilisez un dossier mensuel partagé (ventes, achats, banque, paie, fiscalité). En cas de contrôle, vous pourrez produire les justificatifs rapidement et limiter les risques de redressement.

Quelles obligations sociales à l’embauche d’un salarié en restauration ?

Avant la première heure, réalisez la DPAE, préparez un contrat adapté (CDI, CDD d’usage), inscrivez le salarié à la mutuelle/prévoyance et planifiez la visite médicale. Respectez le temps de travail, les majorations d’heures supplémentaires, le travail de nuit et les repos. Les pourboires et repas du personnel doivent être traités correctement en paie. Consultez la fiche DPAE de l’URSSAF et faites-vous accompagner pour paramétrer votre paie.

À retenir

• Cadrez statut, TVA et obligations dès l’amorçage pour éviter les erreurs coûteuses.
• Organisez votre caisse et vos pièces: Z quotidien, règles claires, archivage fiable.
• Pilotez 4 ratios: coût matière, masse salariale, prime cost, point mort.
• Anticipez la trésorerie sur 13 semaines pour sécuriser paiements et achats.
• Appuyez-vous sur des outils connectés et un expert spécialisé restauration.
• Besoin d’un accompagnement clé en main (création, compta, paie, audit) ? Contactez-nous via la demande de devis ou découvrez Compta Resto pour en savoir plus.