Gérer les congés dans un restaurant est un vrai casse-tête. Entre les pics d’activité, les plannings serrés et la convention collective HCR, organiser les absences sans dégrader le service ni exploser la masse salariale demande une méthode rigoureuse. Cet article vous guide pas à pas pour structurer la gestion des congés payés et des absences dans votre établissement, en respectant le droit du travail français et les spécificités de la restauration.

1. Cadre légal : ce que tout restaurateur doit connaître sur les congés payés

Les droits de base prévus par le Code du travail

En France, tout salarié du secteur privé bénéficie de congés payés, quel que soit son contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, intérim). Le principe de base est le suivant : le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an (5 semaines) pour une année complète.service-public.fr

La période de référence d’acquisition des congés est généralement fixée du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N, sauf accord collectif prévoyant une autre période.service-public.fr Pendant la prise des congés, l’employeur doit verser une indemnité de congés payés au moins égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé (méthode du maintien de salaire) ou à 1/10e des salaires bruts de la période de référence, en retenant la solution la plus favorable.travail-emploi.gouv.fr

Les règles s’appliquent de manière identique aux CDD : le salarié en CDD acquiert des congés payés dans les mêmes conditions qu’en CDI. S’il ne peut pas les prendre avant la fin du contrat, il perçoit alors une indemnité compensatrice d’un montant au moins égal à 10 % de la rémunération brute totale.service-public.fr

Temps partiel, maladie, absences : points de vigilance

Un salarié à temps partiel a exactement le même droit en durée à congés payés qu’un salarié à temps plein (2,5 jours ouvrables par mois), seules les modalités de décompte en jours peuvent varier.service-public.fr Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et génèrent des droits à congés (congés payés, congé maternité/paternité, accident du travail, etc.), alors que d’autres non (congé sans solde, congé sabbatique, congé parental à temps plein…).service-public.fr

Depuis les évolutions législatives liées à la jurisprudence de 2023–2024, un arrêt pour maladie non professionnelle ouvre droit à des congés payés à hauteur de 2 jours ouvrables par mois d’absence (soit 24 jours par an).entreprendre.service-public.fr Pour un restaurant, cela implique de suivre finement les compteurs d’absences et d’ajuster la planification en conséquence, surtout dans une petite équipe.

Convention collective HCR : ne pas oublier les règles de branche

Votre restaurant relève en principe de la convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants (HCR). Celle-ci peut prévoir des dispositions plus favorables que le Code du travail en matière de congés : jours supplémentaires liés à l’ancienneté, congés pour événements familiaux, règles spécifiques de fractionnement ou de report, etc. Les conventions et accords de branche complètent les règles légales d’ordre public.travail-emploi.gouv.fr

En pratique, il est indispensable de :

• Identifier précisément la convention collective applicable à l’établissement.
• Mettre à disposition des salariés un accès au texte (sur place ou via intranet).travail-emploi.gouv.fr
• Paramétrer la paie et la gestion des congés en fonction de ces règles, idéalement avec l’appui d’un cabinet spécialisé comme Compta Resto.

2. Spécificités de la restauration : pourquoi les congés sont plus difficiles à gérer

Des équipes réduites et très exposées aux variations d’activité

Dans la restauration, beaucoup d’établissements emploient de petites équipes. Selon une étude de l’Insee, les entreprises de restauration employeuses comptent en moyenne 4 salariés, avec une proportion importante de structures de 1 à 5 salariés.insee.fr Cette faible taille rend chaque absence immédiatement visible sur le service, la qualité d’accueil et le chiffre d’affaires.

À cela s’ajoute une forte saisonnalité : période estivale, fêtes de fin d’année, événements locaux, ponts et jours fériés qui peuvent être des pics d’activité importants. Or, la loi impose que la période de prise des congés comprenne au minimum la période allant du 1er mai au 31 octobre, ce qui recoupe justement la haute saison pour de nombreux restaurateurs.service-public.fr

Jours fériés, ponts et fermetures : un casse-tête d’organisation

Les jours fériés qui tombent pendant les congés sont parfois comptabilisés, parfois non, selon qu’ils sont habituellement chômés ou travaillés dans l’entreprise.service-public.fr Par ailleurs, l’employeur peut décider de faire un pont (par exemple le vendredi entre un jour férié et le week-end), ce qui impacte directement le planning et les compteurs de congés ou d’heures.

Enfin, certains restaurants choisissent une fermeture annuelle (par exemple deux semaines en août ou en janvier). Dans ce cas, les congés peuvent être imposés sur cette période, dans le respect des règles de prévenance et de consultation du CSE lorsqu’il existe.travail-emploi.gouv.fr L’enjeu est de combiner contraintes économiques, obligations légales et attentes des salariés.

Un public salarié jeune, mobile et souvent en contrats courts

Le secteur HCR emploie une proportion importante de salariés jeunes, souvent en CDD, extras ou temps partiel, et avec une rotation importante. Les congés payés doivent néanmoins être correctement acquis et indemnisés, y compris pour des contrats de courte durée.service-public.fr Une gestion approximative des congés peut rapidement générer des litiges, des rappels de salaire ou un contrôle de l’inspection du travail.

3. Méthode pas à pas pour organiser les congés dans votre restaurant

Étape 1 : analyser votre activité pour identifier les périodes clés

Avant même de parler de planning, il faut cartographier vos saisons :

• Analysez votre chiffre d’affaires et votre taux de remplissage par semaine/mois des deux ou trois dernières années.
• Repérez clairement les périodes de très forte, forte, moyenne et faible activité.
• Identifiez les événements récurrents (festival, braderie, marché de Noël, vacances scolaires, etc.).

Cet historique vous permet de décider quand vous pouvez plus facilement accorder des congés (basse saison) et quand vous devez limiter les absences simultanées (haute saison).

Étape 2 : fixer et communiquer une politique de congés claire

Le Code du travail impose que la période de prise des congés soit portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture.service-public.fr Dans un restaurant, il est recommandé d’aller plus loin en rédigeant une charte interne des congés qui précise notamment :

• La période de prise des congés (par exemple : du 1er janvier au 31 décembre, avec une attention particulière sur mai–octobre).
• La date limite de dépôt des souhaits de congés (par exemple : avant le 15 février pour la période estivale).
• Les critères de priorité en cas de demandes concurrentes (ancienneté, situation familiale, alternance d’une année sur l’autre, etc.).
• Le nombre maximum de salariés pouvant partir simultanément par poste (salle, cuisine, plonge…).

Cette charte n’a pas vocation à remplacer la loi ou la convention collective, mais à les compléter de façon lisible pour vos équipes.

Étape 3 : structurer le processus de demande et de validation

Pour éviter les malentendus, formalisez un processus standardisé :

• Un support unique pour la demande (formulaire papier, tableur partagé, logiciel RH).
• Un délai minimal de prévenance (par exemple 1 mois hors cas exceptionnels).
• Une validation écrite (signature, mail, notification dans un outil).
• Une mise à jour immédiate du planning affiché et des compteurs de congés.

Dans une petite structure, il est tentant de tout gérer « à l’oral ». Mais c’est là que naissent la plupart des conflits : un délai de réponse flou, une promesse verbale oubliée, une erreur de report sur le planning. Un minimum de formalisme protège à la fois l’employeur et le salarié.

Étape 4 : arbitrer entre congés, remplacements et ajustements d’horaires

Chaque demande de congé implique de réfléchir aux solutions opérationnelles :

• Réorganisation des horaires du reste de l’équipe (dans le respect des durées maximales et des repos légaux).
• Renfort temporaire via un CDD, un extra ou l’intérim, en anticipant le coût complet (salaire + congés + charges).
• Adaptation de l’offre (carte raccourcie, nombre de couverts limité) en période très creuse.

Il est utile de simuler quelques scénarios types (par exemple, « chef absent 15 jours en août », « deux serveurs absents la même semaine ») pour définir à l’avance la stratégie : recrutement temporaire, permutation de postes, fermeture d’un service du midi, etc.

Étape 5 : faire un bilan annuel pour améliorer le dispositif

En fin d’exercice, prenez le temps de réaliser un bilan des congés :

• Taux de congés posés dans les temps vs demandes tardives.
• Nombre de conflits ou de réclamations liés aux congés.
• Impact observé sur la qualité de service (avis clients, retours habitués).
• Impact sur la masse salariale (heures supplémentaires, intérim, etc.).

Ce retour d’expérience permet d’ajuster votre charte, la répartition des congés par période et, si besoin, de renforcer vos outils de suivi avec l’aide d’un cabinet comme Compta Resto.

Exemple de synthèse des principaux types d’absences

4. Maîtriser le coût des congés et l’impact sur la masse salariale

Comprendre ce que représentent réellement les congés payés

Les congés payés ne sont pas « gratuits » : ils représentent une charge différée qui doit être intégrée dans le coût de la main-d’œuvre. En pratique :

• Pendant les congés, vous versez l’indemnité de congés payés.
• Vous pouvez devoir payer en plus un remplaçant (CDD, extra, intérim).
• Une mauvaise anticipation peut entraîner des heures supplémentaires coûteuses ou une dégradation du service.

Au niveau macroéconomique, l’hébergement-restauration se situe dans le bas de l’échelle nationale du coût horaire du travail, mais reste très sensible à la moindre hausse de charges en raison de marges souvent limitées.insee.fr D’où l’importance d’un pilotage fin des congés et des plannings.

Anticiper les droits à congés pour éviter les « bombes à retardement »

De nombreux litiges naissent parce que les droits à congés n’ont pas été suivis sérieusement (surtout pour les CDD répétés, les extras, les temps partiels : serveurs, commis, plongeurs…). Un bon dispositif doit :

• Calculer automatiquement les droits acquis (2,5 jours/mois ou 2 jours/mois pour certains arrêts maladie).service-public.fr
• Afficher en temps réel les soldes de congés sur les bulletins de paie.
• Prévoir les provisions comptables correspondantes dans vos comptes annuels.

Un cabinet spécialisé comme Compta Resto peut vous aider à sécuriser ces calculs, à fiabiliser les paies et à anticiper l’impact des congés sur votre trésorerie.

Composer intelligemment avec CDI, CDD et extras

Pour lisser l’impact des congés, beaucoup de restaurants combinent une « colonne vertébrale » en CDI (chef, second, responsable de salle, noyau de serveurs) avec une couronne de renforts en CDD ou en extra sur les pics d’activité. Cette stratégie peut être pertinente, à condition de :

• Rappeler que les CDD acquièrent des congés payés comme les CDI, avec indemnité compensatrice en fin de contrat s’ils ne sont pas pris.service-public.fr
• Éviter le recours abusif aux contrats courts sur des besoins structurels, source de requalification et de conflits.
• Calcuer le coût complet (indemnité de fin de contrat + congés + charges patronales).

5. Digitaliser la gestion des congés et plannings en restauration

Pourquoi les tableaux Excel et le papier ne suffisent plus

Dans un restaurant, les contraintes sont multiples : rotations d’équipes, coupures, heures supplémentaires, modulation saisonnière, repos compensateurs, jours fériés… Gérer tout cela avec un simple tableau Excel ou un cahier papier revient à multiplier les sources d’erreurs :

• Compteurs de congés approximatifs ou faux.
• Oublis de validation ou de report sur le planning affiché.
• Difficulté à reconstituer l’historique en cas de contrôle ou de litige.

La digitalisation permet de centraliser les données, d’automatiser les calculs et de garder des traces fiables. C’est d’autant plus important que la réglementation sur les congés payés et les absences évolue régulièrement.travail-emploi.gouv.fr

Fonctionnalités clés à rechercher dans vos outils

Sans citer de solutions particulières, un bon outil (ou un service externalisé) de gestion RH pour la restauration doit au minimum proposer :

• Une saisie des demandes de congés par collaborateur, avec workflow de validation.
• Un calcul automatique des droits selon le contrat, la convention HCR et les absences.
• Un planning visuel par équipe (cuisine, salle, bar, plonge) et par service (midi/soir).
• Une intégration avec la paie pour fiabiliser soldes et indemnités de congés.

En choisissant un partenaire spécialisé comme Compta Resto, vous bénéficiez d’outils modernes adaptés au secteur et d’équipes formées à vos contraintes (amplitudes horaires, travail le week-end, saisonnalité, etc.).

6. Se faire accompagner : l’apport d’un cabinet spécialisé restauration

Sécuriser la paie et les congés dans le cadre de la convention HCR

La convention HCR, le Code du travail, les actualités sur les congés payés (notamment après les récentes décisions de justice) forment un ensemble dense et évolutif.travail-emploi.gouv.fr Externaliser tout ou partie de votre gestion sociale à un cabinet spécialisé dans la restauration vous permet de :

• Limiter les erreurs sur les bulletins de paie et les soldes de tout compte.
• Appliquer correctement les congés payés, congés conventionnels et absences.
• Répondre sereinement en cas de contrôle ou de contestation d’un salarié.

Compta Resto, filiale du cabinet CEG, accompagne depuis plus de 20 ans les professionnels de la restauration sur ces sujets, avec une équipe dédiée et outillée pour votre métier.

Optimiser l’organisation RH pour concilier qualité de service et équilibre de vie

Au-delà du respect des règles, une bonne gestion des congés est un levier de fidélisation des équipes dans un secteur confronté à des difficultés de recrutement. Un partenaire comme Compta Resto peut vous aider à :

• Mettre en place des plannings plus lisibles et plus anticipés.
• Répartir équitablement les congés pendant les périodes sensibles.
• Suivre vos indicateurs RH (taux de rotation, absentéisme, masse salariale).

L’objectif : trouver le bon équilibre entre contraintes économiques, satisfaction clients et qualité de vie au travail de vos équipes.

Questions fréquentes sur la gestion des congés dans un restaurant

Comment organiser les congés payés dans un petit restaurant avec une équipe réduite ?

Dans un établissement de 3 à 5 salariés, chaque absence pèse lourd. La clé est d’anticiper fortement : bloquez d’abord vos périodes incompressibles (fermeture annuelle, vacances scolaires très chargées), puis ouvrez des « fenêtres de congés » sur les périodes plus calmes. Demandez aux salariés de formuler leurs souhaits tôt (par exemple avant fin février pour l’été) et affichez rapidement un planning consolidé. Limitez à une seule absence par fonction critique (chef, responsable de salle) et prévoyez des scénarios de secours (polyvalence, renfort ponctuel) pour les imprévus.

Un restaurateur peut-il imposer des congés à ses salariés ?

Oui, sous conditions. L’employeur fixe la période de prise des congés, après consultation du CSE s’il existe, et doit respecter un délai de prévenance d’au moins un mois pour les dates individuelles.service-public.fr Il peut par exemple imposer une fermeture annuelle avec congés obligatoires sur cette période. En revanche, il doit tenir compte de la situation familiale des salariés et, dans la mesure du possible, de leurs souhaits. Les changements tardifs de dates déjà fixées sont très encadrés et peuvent engager sa responsabilité, notamment si le salarié a déjà pris des engagements (billets, réservations…).

Comment gérer les congés en haute saison touristique dans un restaurant ?

1. limiter la prise de congés principaux pendant les quelques semaines de plus forte activité, en la compensant par plus de souplesse sur l’intersaison
2. renforcer l’équipe avec des CDD ou extras en sachant qu’ils acquièrent aussi des congés payés
3. jouer sur la polyvalence (service, bar, terrasse) pour absorber les absences. L’essentiel est d’annoncer ces règles très tôt pour éviter les frustrations

Quels outils utiliser pour suivre les congés et plannings en restauration ?

Vous pouvez commencer avec un tableur structuré (par poste, par semaine, avec compteurs automatisés) mais cela atteint vite ses limites. Un logiciel ou un service de paie spécialisé restauration permet de suivre automatiquement les droits, les soldes, les absences (maladie, congés, fériés) et de générer des plannings lisibles pour l’équipe. L’intégration avec la paie est un vrai plus pour éviter les erreurs d’indemnité de congés. Les cabinets spécialisés comme Compta Resto mettent à disposition des outils pensés pour les contraintes HCR et vous accompagnent dans leur prise en main.

Comment concilier congés payés et contrats courts (CDD, extras) dans un restaurant ?

Chaque CDD ou extra génère des droits à congés payés, même pour quelques jours de travail. Si les congés ne sont pas pris, ils doivent être indemnisés à la fin du contrat via une indemnité de congés payés (au moins 10 % de la rémunération brute).service-public.fr Sur le plan opérationnel, regroupez autant que possible les contrats sur des périodes homogènes (saisonnalité, événements) pour mieux planifier leur présence. Sur le plan administratif, centralisez le suivi des contrats courts dans un outil ou via votre cabinet de paie afin de ne jamais oublier les indemnités dues.

Et maintenant, comment passer à une gestion des congés plus sereine ?

Si vous souhaitez sécuriser vos pratiques, fiabiliser vos paies et gagner du temps sur la gestion des congés et des plannings, vous pouvez vous appuyer sur un partenaire spécialisé. Compta Resto accompagne exclusivement les professionnels de la restauration, avec une offre couvrant comptabilité, social, paie et conseils RH. Découvrez en détail nos services dédiés aux restaurateurs et n’hésitez pas à demander un accompagnement personnalisé via le formulaire de demande de devis. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier : faire tourner votre restaurant, en toute sérénité.