Congés et masse salariale restauration : voici comment les maîtriser en 2025. Dans un secteur rythmé par les saisons, les plannings en coupure et les pics d’activité, bien gérer les congés tout en pilotant la masse salariale est clé pour protéger vos marges et rester conforme au droit du travail. Ce guide pratique réunit les règles à jour, les méthodes de calcul et des conseils concrets adaptés aux restaurants.

En bref

• 5 semaines de congés payés par an, calcul de l’indemnité au plus favorable entre maintien de salaire et 1/10e.
• En 2025, tenir compte des évolutions sur congés et arrêt maladie, et des jours fériés gérés par la convention HCR.
• Intégrer l’impact des congés dans la masse salariale (charges, remplacements, heures sup, primes, avantages en nature).
• Planifier tôt, lisser les absences, sécuriser la paie et suivre des indicateurs simples (coût horaire, ratio masse salariale/CA).
• Gagner du temps et éviter les risques en vous appuyant sur un partenaire HCR dédié comme Compta Resto.

Cadre légal des congés payés et jours fériés

Droits de base à connaître

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète. Les congés s’acquièrent dès l’embauche et peuvent être pris au fur et à mesure si l’employeur l’autorise et si la période de prise est fixée. La période principale de congés doit permettre 12 jours ouvrables consécutifs minimum. Des jours de fractionnement peuvent s’ajouter si le congé principal n’est pas entièrement pris pendant la période de référence. Références utiles : Service-Public — Congés payés et Code du travail sur Légifrance.

Nouvelles règles et arrêts maladie

À la suite des décisions judiciaires et ajustements législatifs récents, l’acquisition de congés pendant certains arrêts maladie a évolué. En 2024, le cadre a été précisé pour mieux sécuriser l’acquisition de droits en cas d’arrêt non professionnel, avec plafonds et modalités de report. Vérifiez vos procédures internes et mettez à jour vos bulletins. Guide pratique sur Service-Public — Arrêt maladie et congés.

Indemnité de congés payés : le bon calcul

Deux méthodes existent et vous devez appliquer la plus favorable au salarié :

• Maintien de salaire : simuler le salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.
• Règle du dixième : 10 % des rémunérations brutes perçues sur la période de référence.
  Incluez les éléments variables (heures supplémentaires, primes, pourboires intégrés à la paie), en respectant les règles de la convention HCR.

Spécificités HCR à ne pas oublier

La restauration implique horaires décalés, coupures, amplitudes variables, travail des jours fériés et week-ends. La convention HCR encadre la gestion des jours fériés (chômés/payés, compensation ou majoration selon les cas) et certaines primes. Le 1er mai est un cas particulier (chômé et payé, ou doublement rémunéré s’il est travaillé). Référez-vous aux textes applicables sur Légifrance.

Congés exceptionnels et autres absences

Mariage/Pacs, naissance, décès, déménagement (selon convention) : ces congés d’événements familiaux sont distincts des congés payés. Le congé paternité et d’accueil de l’enfant ainsi que le congé maternité ont leurs propres règles d’indemnisation et d’articulation avec la paie. Consultez les fiches de référence du Ministère du Travail pour sécuriser vos pratiques.

Masse salariale en restauration : de quoi parle-t-on ?

Les composantes du coût employeur

La masse salariale ne se limite pas aux salaires bruts :

• Salaires de base, heures supplémentaires et majorations.
• Primes (ancienneté, coupure, panier, dimanche/jour férié selon accords), pourboires intégrés.
• Avantages en nature (repas, logement le cas échéant), indemnités de transport.
• Charges patronales et taxes (URSSAF, retraite, prévoyance).
• Coût indirect des congés et absences (remplacements, intérim, sous-effectif, baisse de productivité).
  Pour les cotisations, voir les repères URSSAF : URSSAF — Cotisations sociales.

Taux de charges et exonérations

Les taux varient selon la taille, la localisation (réductions zonées), les dispositifs d’allègement (réduction générale), les contrats (apprentis), ou l’assiette des avantages en nature. Il n’existe pas de “taux unique” : établissez vos calculs à partir de vos taux réels URSSAF/caisses, mis à jour dans votre logiciel de paie. Un audit paie peut révéler des économies légales souvent sous-exploitées.

Suivre la masse salariale sans se tromper

Mesurez à la fois le coût employeur et le coût horaire réel (incluant congés, fériés, absences, turn-over) pour piloter finement vos plannings. Suivez un ratio masse salariale/CA adapté à votre concept (service à table, fast casual, bistronomie) et à vos amplitudes. Comparez le prévu vs réalisé chaque semaine pour corriger rapidement.

Calculer le coût réel des congés dans la paie HCR

La méthode en 5 étapes

1) Déterminer les droits acquis et le solde de congés du salarié.
2) Choisir la méthode d’indemnisation la plus favorable (maintien vs 1/10e).
3) Inclure les éléments variables dans l’assiette (variables réguliers, primes pertinentes).
4) Calculer le coût employeur total du congé (indemnité + charges + remplacements).
5) Ventiler ce coût sur le mois et le comparer au budget prévisionnel.

Astuce: intégrez le coût prévisionnel des congés dans vos plannings pour dimensionner vos équipes à J-30.

Exemple simple (simulation pédagogique)

Hypothèses de simulation: un commis à 2 000 € brut mensuels, avec 150 € variables moyens/mois.

• Maintien de salaire sur 6 jours ouvrables de congés: prorata de la rémunération habituelle de la période.
• Règle du 1/10e: 10 % des rémunérations brutes de la période de référence (incluant variables).
• On retient la méthode la plus favorable au salarié.
• Côté employeur, ajoutez les charges patronales applicables et, si vous remplacez le salarié (heures sup d’un collègue, extra, intérim), comptabilisez ce surcoût.
  Cet exemple n’est pas une règle générale: appliquez vos taux réels et votre convention.

Organiser les congés dans un restaurant

Planification annuelle et communication

Fixez la période de prise, recueillez les souhaits de congés, puis arbitrez en garantissant l’équité et la continuité du service. Affichez un calendrier clair, anticipez les périodes hautes (Fête des mères, été, fêtes de fin d’année) et demandez des préavis cohérents. Formalisez les validations par écrit pour éviter les malentendus.

Plannings, remplacements et continuité de service

• Privilégiez des binômes interchangeables par poste (cuisine, salle, bar).
• Constituez un vivier d’extras et polyvalents pour couvrir les pics et absences.
• Lissez les absences sur les semaines creuses, évitez les départs simultanés sur postes critiques.
• Paramétrez votre badgeuse/outil RH pour tracer les droits et soldes en temps réel.

Outils et process gagnants

Un dossier paie à jour, des modèles de demandes de congés et une validation centralisée réduisent les erreurs. Un export mensuel propre (variables, pourboires, primes fériés) fluidifie la paie et limite les régularisations. Pour un accompagnement clé en main HCR, découvrez nos services dédiés.

Bonnes pratiques pour maîtriser la masse salariale

Adapter le temps de travail à l’activité

• Modulation/annualisation lorsque c’est possible et conforme à votre accord.
• Revue des horaires en “quart” pour limiter les coupures coûteuses.
• Anticipation des livraisons et mises en place hors rush pour réduire les heures sup.

Optimiser la productivité sans dégrader l’expérience

• Standardiser les recettes et la mise en place pour gagner du temps en service.
• Équiper les équipes d’outils simples (PLU, terminaux de prise de commande, runner).
• Réfléchir au mix de compétences par shift (un senior + juniors bien coachés).

Indicateurs à suivre chaque semaine

• Heures planifiées vs pointées.
• Coût horaire réel par poste.
• Masse salariale/CA et marge prime cost (achats + personnel).
• Taux d’absentéisme et motifs, pour actions correctives ciblées.

Check-list paie et congés 2025

• Mettre à jour les règles de congés (maladie, fractionnement, fériés) et vos modèles.
• Vérifier l’assiette des variables et la méthode d’indemnité la plus favorable.
• Contrôler les taux URSSAF et les paramétrages du logiciel de paie.
• Planifier les périodes hautes/basses et les remplacements à l’avance.
• Documenter chaque validation de congés et conserver les preuves.
• Auditer un échantillon de bulletins chaque trimestre.

Pour en savoir plus sur l’expertise sectorielle et l’équipe, visitez notre page À propos. Vous pouvez aussi contacter directement Compta Resto pour un diagnostic rapide.

Ressources officielles utiles

• Service-Public — Congés payés (fiche complète)
• Légifrance — Code du travail (congés)
• URSSAF — Cotisations et contributions sociales
• Ministère du Travail — Dossiers droit du travail

FAQ

Comment calculer l’indemnité de congés payés en restauration quand il y a beaucoup de variables ?

Calculez l’indemnité selon les deux méthodes et retenez la plus favorable. Pour le maintien de salaire, reconstituez le salaire qu’aurait perçu le salarié en tenant compte des éléments variables habituels (moyenne des primes/heures sup/avantages sur la période de référence pertinente). Pour la règle du 1/10e, prenez 10 % des rémunérations brutes de la période de référence, variables incluses. Documentez votre méthode et conservez les justificatifs de calcul pour sécuriser d’éventuels contrôles ou demandes du salarié.

Les salariés acquièrent-ils des congés pendant un arrêt maladie en 2025 ?

Oui, le cadre a été précisé récemment pour l’acquisition de congés durant certains arrêts maladie, y compris non professionnels, avec plafonds et modalités spécifiques. Vérifiez les mises à jour réglementaires applicables et leurs effets sur vos soldes de congés et vos bulletins. Tenez compte des reports possibles et informez les salariés des droits recalculés. Référez-vous aux ressources officielles (Service-Public, Légifrance) et mettez à jour vos procédures paie pour éviter erreurs et contentieux.

Comment gérer les jours fériés dans un restaurant ouvert 7/7 ?

Identifiez les fériés applicables et les modalités prévues par la convention HCR et la loi (chômés et payés, majorations ou compensations). Le 1er mai a un régime particulier. Décidez en amont si vous ouvrez ou non et planifiez les effectifs avec une prime/compensation prévue dans la paie. Tracez précisément les heures faites les jours fériés et appliquez la règle prévue (majoration ou repos de compensation). Informez les équipes dès la construction du planning mensuel.

Quel ratio de masse salariale viser ?

Il n’existe pas de ratio universel: il dépend du positionnement (fast casual, gastro, bistronomie), du ticket moyen, du mix vente sur place/emporté/livraison, des amplitudes horaires et du niveau de service attendu. Construisez votre cible à partir du coût horaire réel, de la productivité par heure vendue et de votre marge prime cost. Comparez le prévu vs réalisé chaque semaine pour ajuster rapidement la planification et les achats.

Quels outils mettre en place pour fiabiliser congés et paie HCR ?

• Un planning partagé avec validation des congés intégrée.
• Une badgeuse fiable ou une appli de pointage synchronisée à la paie.
• Des modèles de contrats et avenants à jour (temps partiel, modulation).
• Un paramétrage paie contrôlé (taux, assiettes, avantages en nature repas).
• Un partenaire spécialisé HCR pour audit et externalisation. Découvrez notre offre Social & Paie.

À retenir

• Les congés payés se calculent au plus favorable; sécurisez l’assiette et la méthode.
• Intégrez le coût des congés (indemnité, charges, remplacements) à votre budget masse salariale.
• Anticipez les fériés et planifiez les absences pour lisser l’impact sur le service.
• Mettez à jour vos pratiques avec les évolutions 2024–2025 (arrêts maladie, reports).
• Pilotez chaque semaine: coût horaire, heures sup, masse salariale/CA, absentéisme.
• Besoin d’un diagnostic rapide ou d’une externalisation paie HCR ? Demandez un devis auprès de notre équipe via la page Demande de devis.