La comptabilité d’une TPE de restauration, un choix stratégique

Gérer la comptabilité d’un petit restaurant n’est pas qu’une formalité administrative : c’est une question de survie.

En France, les très petites entreprises représentent l’immense majorité du tissu économique (plus de 90 % des entreprises selon les données issues de l’Insee pour 2022).(fondation-entrepreneurs.mma) Or, les TPE – et particulièrement les restaurants – sont aussi parmi les plus fragiles face aux aléas économiques, aux hausses de charges et aux contrôles fiscaux.

Pour un restaurateur, le dilemme est donc fréquent : faut-il gérer la comptabilité de sa TPE avec un simple logiciel, ou confier cette mission à un expert-comptable spécialisé ? Cet article vous accompagne pas à pas pour comprendre les enjeux, peser les avantages de chaque solution et faire un choix adapté à votre établissement.

Nous parlerons ici de comptabilité des TPE dans la restauration (café, bar, brasserie, food court, dark kitchen, traiteur…), avec un focus sur les réalités concrètes du terrain.

Rappel essentiel : vos obligations comptables de restaurateur TPE

Un cadre légal commun à la plupart des TPE

Que vous soyez en entreprise individuelle ou en société (SARL, EURL, SAS, etc.) et soumis à un régime réel d’imposition, vous devez respecter un socle d’obligations comptables :

• Tenue d’une comptabilité complète et régulière (enregistrement chronologique de toutes les opérations, contrôle des actifs et passifs, inventaire au moins une fois par an).
• Facturation conforme (mentions obligatoires, numérotation, conservation des factures) avec des amendes importantes en cas de manquement.
• Établissement de comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, avec certains allègements possibles pour les petites entreprises).
• Conservation des pièces comptables et justificatifs pendant au moins 10 ans.

Les seuils de chiffre d’affaires qui déterminent le régime réel simplifié ou normal sont notamment de 840 000 € pour les activités de vente et de restauration.(entreprendre.service-public.gouv.fr) Même si ces règles restent les mêmes pour toutes les TPE commerciales, leur application concrète dans un restaurant est souvent plus complexe qu’il n’y paraît.

Les particularités comptables de l’hôtellerie-restauration

Dans un restaurant, la comptabilité ne se limite pas à « entrées – sorties ». Vous devez notamment gérer :

• Des taux de TVA multiples (sur place, à emporter, alcool, etc.).
• Une gestion fine des stocks (denrées périssables, pertes, casse, inventaires réguliers).
• Les flux de caisse (espèces, cartes, titres restaurant, pourboires).
• Une masse salariale importante (temps partiel, extras, heures de nuit, jours fériés, coupures…).
• Des saisonnalités marquées (terrasses estivales, périodes creuses, événements).

Autrement dit, la comptabilité TPE dans la restauration demande un suivi rapproché de la marge, de la trésorerie et de la masse salariale, au-delà des seules obligations fiscales.

Option 1 : gérer la comptabilité de votre TPE avec un logiciel

Les atouts des logiciels comptables pour une petite entreprise

Les solutions numériques de gestion se sont largement démocratisées, portées par la transformation numérique des TPE et PME. Selon le baromètre France Num 2023, plus de 70 % des petites entreprises déclarent vouloir mener des projets numériques dans les deux années à venir.(entreprises.gouv.fr) Pour un restaurateur, un logiciel de comptabilité peut apporter de vrais avantages :

• Automatisation de nombreuses tâches : imports bancaires, génération d’écritures récurrentes, éditions de journaux.
• Vision en temps réel de la trésorerie, du chiffre d’affaires, des dépenses.
• Coût direct souvent plus faible qu’un accompagnement complet par un cabinet (abonnement mensuel).
• Intégrations possibles avec votre logiciel de caisse, votre banque ou vos outils RH.
• Autonomie pour suivre vos chiffres au quotidien et tester des scénarios (hausse de prix, nouveaux services, etc.).

Les limites et risques d’un logiciel de compta en autonomie

Un logiciel, aussi performant soit-il, ne « fait pas la comptabilité » à votre place. Il reste un outil : c’est la qualité de vos paramétrages et de vos saisies qui fait la différence. Les principaux risques pour une TPE de restauration sont :

• Paramétrage incomplet ou erroné (plan comptable, taux de TVA, ventilation des ventes sur place / à emporter).
• Sous-estimation du temps à y consacrer : factures à classer, pièces à rapprocher, lettrage des comptes…
• Erreurs fiscales (TVA, BIC, CFE, CVAE, etc.) qui peuvent coûter cher en cas de contrôle.
• Manque de recul pour analyser vos chiffres (marge sur denrées, coût de revient d’un plat, rentabilité d’un service de livraison).

En pratique, cette option convient plutôt à des structures très simples (petite activité, peu ou pas de salariés, faible volume d’écritures) et à des dirigeants qui ont une vraie appétence pour la gestion et la fiscalité.

Profil de restaurateur pour qui le logiciel seul peut suffire

La gestion autonome avec logiciel peut être envisagée si :

• Vous êtes en toute petite structure (par exemple un snack ou food-truck avec peu de salariés) et un volume de pièces limité.
• Votre modèle économique est simple et stable (peu de canaux de vente, pas de franchise, pas de groupe).
• Vous avez du temps à y consacrer chaque semaine et êtes prêt à vous former aux notions comptables.
• Vous acceptez de prendre en charge vous-même une partie du risque d’erreur et de contrôles.

Option 2 : confier la comptabilité de votre TPE à un expert-comptable

Ce que fait concrètement un cabinet pour un restaurant TPE

Lorsque vous déléguez la comptabilité de votre TPE à un expert-comptable, vous ne payez pas seulement pour des écritures dans un logiciel, mais pour un ensemble de missions :

• Tenue ou révision de la comptabilité, production du bilan, du compte de résultat et des déclarations fiscales.
• Accompagnement social : paie, déclarations sociales, suivi des congés, masse salariale.
• Conseil de gestion : marge brute, seuil de rentabilité, analyse des coûts matières et main-d’œuvre, choix du statut, arbitrages de rémunération.
• Veille réglementaire et mise en conformité (nouvelles obligations, évolutions fiscales, aides disponibles, etc.).

Un cabinet spécialisé comme Compta Resto, qui accompagne exclusivement des professionnels de la restauration, ajoute une connaissance très fine des ratios métiers (coût denrées, masse salariale, taux d’occupation, etc.) et des problématiques propres aux restaurants.

Sécurité, sérénité et pilotage : les bénéfices clés

La loi rappelle que lorsqu’une société décide de confier sa comptabilité à un professionnel, elle doit s’adresser à un expert-comptable inscrit à l’Ordre, ce qui garantit un cadre déontologique et une responsabilité professionnelle.(entreprendre.service-public.gouv.fr) Pour un restaurateur TPE, les bénéfices sont concrets :

• Sécurité fiscale et sociale : moindre risque de redressement, déclarations conformes, délais respectés.
• Gain de temps important : vous vous concentrez sur la salle, la cuisine et le développement commercial.
• Lecture claire de vos chiffres : tableaux de bord, recommandations, alertes en cas de dérive des coûts.
• Interlocuteur dédié en cas de contrôle, de changement de statut, de projet d’investissement ou de transmission.

Le coût d’un expert-comptable pour une TPE : comment raisonner ?

Les honoraires dépendent du volume de pièces, du nombre de salariés, de la complexité juridique (holding, plusieurs établissements…) et du niveau de conseil attendu. Pour une TPE de restauration, on parle généralement de quelques centaines à quelques milliers d’euros par an, selon l’ampleur de la mission.

Pour décider, il est utile de raisonner en coût complet :

• Combien d’heures passez-vous actuellement sur la gestion ? À quel « taux horaire » de dirigeant ?
• Quel serait l’impact d’un retard de déclarations ou d’un redressement ?
• Combien vaut, pour vous, la sérénité de pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier ?

Option 3 : combiner logiciel de comptabilité et expert-comptable

Le meilleur des deux mondes pour une TPE de restauration

De plus en plus de TPE optent pour une solution hybride : le restaurateur utilise un logiciel de gestion (souvent connecté à la caisse et à la banque) pour la saisie courante, tandis que l’expert-comptable contrôle, corrige et produit les comptes et les déclarations.

C’est d’ailleurs l’approche privilégiée par des cabinets tournés vers l’innovation comme Compta Resto, qui s’appuient sur des outils modernes pour fluidifier les échanges (dépôt de factures en ligne, synchronisation bancaire, tableaux de bord) et se concentrer sur la valeur ajoutée : le conseil et le pilotage.

Tableau comparatif : logiciel seul, expert-comptable ou solution mixte ?

Comment choisir la bonne solution pour la comptabilité de votre TPE ?

Les bonnes questions à vous poser

Avant de trancher entre logiciel et expert-comptable, prenez le temps de vous poser quelques questions clés :

• Complexité de votre structure : nombre de salariés, plusieurs établissements, activité sur place et à emporter, livraison…
• Temps disponible : pouvez-vous réellement dégager 2 à 4 heures par semaine pour la gestion ?
• Appétence pour la compta et la fiscalité : aimez-vous ces sujets ? Êtes-vous à l’aise avec les obligations déclaratives ?
• Objectifs : souhaitez-vous simplement être à jour vis-à-vis de l’administration, ou piloter finement la rentabilité de votre restaurant ?
• Projets à moyen terme : ouverture d’un deuxième établissement, franchise, travaux importants, cession…

Une démarche concrète pour passer à l’action

Pour choisir entre logiciel, expert-comptable ou solution mixte, vous pouvez suivre cette démarche simple :

1. Faire un état des lieux de votre organisation actuelle (qui fait quoi, combien de temps, quelles difficultés récurrentes ?).
2. Lister vos besoins (compta, fiscal, paie, conseil, tableaux de bord…).
3. Tester un ou deux logiciels adaptés à la restauration, en conservant un regard critique sur le temps que cela vous prend.
4. Rencontrer un ou plusieurs cabinets spécialisés dans la restauration, comme Compta Resto, pour confronter les approches et les budgets.
5. Comparer en coût complet (abonnements, honoraires, temps passé, risques évités) avant de décider.

Dans de nombreux cas, la solution la plus pertinente pour une TPE de restauration est de combiner un outil moderne et un expert-comptable métier, chacun se concentrant sur ce qu’il fait le mieux.

FAQ : comptabilité des TPE de restauration

Comment faire la comptabilité d’une TPE de restauration soi-même ?

Il est possible de tenir vous-même la comptabilité de votre restaurant, à condition de respecter les obligations légales : enregistrement chronologique des opérations, inventaire annuel, établissement des comptes annuels et conservation des pièces pendant 10 ans.(entreprendre.service-public.gouv.fr) Dans la pratique, cela suppose de choisir un logiciel fiable, de bien le paramétrer (TVA, plan comptable restauration, journaux) et de dégager du temps chaque semaine pour la saisie et les contrôles. Même en gestion « solo », il peut être judicieux de faire relire vos comptes annuellement par un expert-comptable pour sécuriser les déclarations fiscales.

Quel type de logiciel de comptabilité convient à une petite entreprise de restauration ?

Pour une TPE de restauration, privilégiez un logiciel capable de : se connecter à votre caisse, importer vos relevés bancaires, gérer plusieurs taux de TVA, suivre vos fournisseurs et vos achats, et produire des exports compatibles avec les attentes d’un expert-comptable. Évitez les outils trop généralistes qui ne gèrent pas bien les particularités du secteur (ventes sur place / à emporter, titres restaurant, livraisons). Vérifiez également la qualité de l’assistance, la possibilité de travailler en mode collaboratif avec votre cabinet comptable et la réversibilité de vos données si vous changez de solution.

Combien coûte un expert-comptable pour une TPE de restauration ?

Il n’existe pas de tarif unique : les honoraires dépendent du volume de pièces (factures fournisseurs, tickets Z, relevés bancaires), du nombre de salariés, du statut juridique et du niveau de conseil souhaité. Pour une TPE de restauration, la fourchette se situe généralement entre un abonnement «&nbspde base » pour la tenue et les déclarations, et des formules plus complètes incluant paie, tableaux de bord et accompagnement mensuel. Le mieux est de demander un devis détaillé auprès d’un cabinet spécialisé comme Compta Resto pour obtenir une estimation adaptée à votre situation.

Puis-je combiner logiciel de compta et expert-comptable pour ma TPE ?

Oui, et c’est même souvent la configuration la plus efficace pour un restaurant. Vous utilisez un logiciel pour enregistrer vos pièces au fil de l’eau (factures fournisseurs, ventes de la caisse, mouvements bancaires), tandis que l’expert-comptable contrôle, régularise, établit les déclarations et les comptes annuels, puis vous accompagne sur le pilotage. Cette organisation limite les coûts de saisie, vous garde proche de vos chiffres et vous fait bénéficier de la sécurité d’un professionnel inscrit à l’Ordre des experts-comptables. Elle s’adapte aussi bien aux TPE qu’aux restaurants en croissance.

Quelles sont les principales obligations comptables d’un restaurant TPE ?

Un restaurant soumis à un régime réel doit notamment : tenir une comptabilité régulière, établir des factures conformes, réaliser un inventaire au moins une fois par an, produire des comptes annuels (bilan, compte de résultat et, selon la taille, annexe) et conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant au moins 10 ans.(entreprendre.service-public.gouv.fr) Selon la forme juridique, certains comptes doivent être déposés au greffe. À ces règles s’ajoutent les obligations fiscales (TVA, impôt sur les bénéfices, taxes locales) et sociales (déclarations de paie). S’appuyer sur un cabinet spécialisé en restauration permet de sécuriser l’ensemble du dispositif.

Et maintenant, comment passer à une comptabilité TPE plus sereine ?

Si vous hésitez encore entre logiciel et expert-comptable, le plus simple est souvent d’en parler avec un professionnel qui connaît vraiment votre métier. En tant que cabinet spécialisé dans l’accompagnement des restaurateurs, Compta Resto vous propose une offre complète et évolutive, de la création d’entreprise au suivi comptable, fiscal et social. Découvrez plus en détail nos services dédiés aux professionnels de la restauration et sollicitez un devis personnalisé pour trouver la solution (logiciel, accompagnement ou mix des deux) la plus adaptée à votre TPE.