Pourquoi la comptabilité est cruciale dès l’ouverture de votre restaurant

Gérer la comptabilité d’un restaurant dès l’ouverture peut faire la différence entre succès et fermeture.

Quand on lance son premier établissement, on pense d’abord carte, déco et équipe. Pourtant, le pilotage comptable est tout aussi vital : il conditionne votre trésorerie, votre rentabilité et votre capacité à investir. Certaines études internationales estiment que jusqu’à 60 % des restaurants ferment dans les cinq premières années, souvent par manque de suivi financier structuré. limepack.fr

La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire d’être expert pour bien démarrer. Avec quelques routines simples, des indicateurs adaptés à la restauration et un accompagnement professionnel quand c’est nécessaire, vous pouvez sécuriser vos chiffres et vous concentrer sur votre salle et votre cuisine.

Connaître vos obligations comptables et fiscales de restaurateur débutant

Choisir un statut et un régime d’imposition adaptés

Avant même de parler de factures ou de caisse, il faut choisir un statut juridique (EI, EURL, SARL, SAS…) et un régime d’imposition (réel simplifié, réel normal…). Ces choix déterminent :

• le niveau de détail exigé pour votre comptabilité,
• la forme et le contenu de vos comptes annuels,
• le rythme de vos déclarations fiscales (TVA, résultat, etc.).

En France, les activités de vente et de restauration basculent généralement au régime réel dès que le chiffre d’affaires dépasse certains seuils (par exemple 840 000 € pour la restauration au 1er mars 2024). entreprendre.service-public.gouv.fr Pour un projet de restaurant, ce régime est la norme : prévoyez donc une comptabilité complète et structurée.

Facturation, caisse certifiée et justificatifs clients

En tant que restaurateur, vous devez :

• émettre des factures ou notes conformes (mentions légales, TVA, identité du client dans certains cas),
• utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié, garantissant l’inaltérabilité et la conservation des données, conformément aux exigences fiscales, comptaresto.com
• conserver les tickets, factures, rapports Z, journaux de caisse pendant la durée légale.

Le non-respect des règles de facturation peut entraîner des amendes importantes (plusieurs dizaines ou centaines de milliers d’euros selon la gravité et la récidive). entreprendre.service-public.gouv.fr Renseignez-vous régulièrement sur le site officiel Entreprendre.Service-Public pour suivre les évolutions.

Tenue de la comptabilité et comptes annuels

Une entreprise de restauration soumise à un régime réel doit, au minimum :

• enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant son patrimoine (achats, ventes, emprunts, salaires, remboursements de prêts, etc.), entreprendre.service-public.gouv.fr
• réaliser au moins un inventaire physique annuel (stock alimentaire, boissons, consommables),
• établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, même en version simplifiée selon votre régime,
• archiver les pièces (factures, contrats, relevés bancaires, journaux) pendant la durée légale.

La comptabilité peut être tenue en interne, mais si vous l’externalisez, vous devez obligatoirement passer par un expert-comptable inscrit à l’Ordre. entreprendre.service-public.gouv.fr C’est précisément le rôle d’un cabinet spécialisé comme Compta Resto, qui connaît les particularités de la restauration.

Organiser sa comptabilité de restaurant au quotidien : la méthode simple

Mettre en place une organisation béton dès le jour 1

Pour un restaurateur débutant, la clé est de transformer la comptabilité en routine hebdomadaire, plutôt qu’en corvée de fin d’année. Quelques réflexes à adopter :

• Compte bancaire dédié : ne mélangez jamais dépenses personnelles et professionnelles.
• Classement clair : séparez achats alimentaires, boissons, consommables, charges de personnel, loyers, investissements, etc.
• Relevés bancaires rapprochés chaque semaine avec les Z de caisse, pour détecter rapidement les écarts.
• Check-list mensuelle : TVA, loyer, emprunts, charges sociales, fournisseurs.

Idéalement, vous partagez cette organisation avec votre expert-comptable, qui peut alors automatiser une grande partie des saisies et contrôles.

Gérer la TVA et les encaissements dans un restaurant

La TVA en restauration est particulièrement technique, car les taux varient selon :

• la consommation sur place,
• la vente à emporter (produits alimentaires, boissons),
• la livraison de repas.

Un même ticket peut donc contenir plusieurs taux de TVA. La bonne pratique consiste à paramétrer correctement votre logiciel de caisse certifié et à faire valider ce paramétrage par un expert-comptable spécialisé restauration. comptaresto.com

Ensuite, la discipline se joue au quotidien :

• clôture de caisse chaque jour (rapports Z),
• contrôle des écarts espèces / carte / titres restaurant,
• archivage des journaux de caisse, exports vers la comptabilité.

Maîtriser les achats et les stocks de denrées

Dans un restaurant, le coût matières (achats de denrées et boissons) est l’un des trois principaux postes avec la masse salariale et le loyer. Une mauvaise gestion des stocks se traduit immédiatement par une baisse de marge :

• sur-achat → périmés, pertes, cash immobilisé,
• sous-achat → ruptures, baisse de qualité ou de quantité servie.

Mettez en place :

• des fiches techniques pour chaque plat, avec grammage précis,
• un inventaire régulier (au moins mensuel) des frigos, chambres froides et réserve,
• un suivi de la marge brute par famille de produits (bar, cuisine, cave).

Un expert-comptable qui connaît la restauration peut vous fournir des ratios de référence et vous alerter en cas de dérive.

Suivre les bons indicateurs pour piloter la rentabilité de votre restaurant

Tableau de bord comptable minimal pour un restaurant débutant

Voici un exemple de tableau de bord simple, à suivre chaque mois (voire chaque semaine) dès l’ouverture.

Comprendre la masse salariale et les charges sociales

Dans la restauration, la masse salariale (salaires + charges sociales) représente généralement l’un des plus gros postes de dépenses. Des sources professionnelles indiquent qu’un restaurant gastronomique peut viser une masse salariale totale entre 28 % et 35 % du chiffre d’affaires, charges comprises, pour rester rentable. modelesdebusinessplan.com

À l’échelle de l’économie française, les charges sociales versées par les entreprises représentent en moyenne environ 44 % de la masse salariale brute en 2024. ayming.fr Dans la pratique, cela signifie qu’un salarié payé 2 000 € brut peut coûter largement plus de 2 800 € à l’employeur une fois les cotisations patronales ajoutées. restoandco.fr

D’où l’importance de :

• dimensionner correctement votre équipe,
• maîtriser les plannings (pics et creux d’activité),
• vérifier régulièrement le ratio masse salariale / chiffre d’affaires.

Seuil de rentabilité et trésorerie : vos garde-fous

Dès l’ouverture, calculez votre seuil de rentabilité : le niveau de chiffre d’affaires à partir duquel votre restaurant couvre toutes ses charges fixes (loyer, salaires minimums, assurances, énergie, redevances, etc.) et variables (matières, extras…). Ce calcul se fait généralement sur la base :

• des charges fixes mensuelles,
• d’une marge sur coûts variables (taux de marge brute).

Complétez ce travail par un plan de trésorerie : mois par mois, listez les encaissements prévus (ventes, apports, financements) et les décaissements (fournisseurs, salaires, charges, impôts). Un expert-comptable spécialisé restauration peut vous aider à simuler différents scénarios (baisse de fréquentation, hausse du coût des matières, etc.) afin d’anticiper les besoins de financement.

S’équiper des bons outils pour gérer la comptabilité d’un restaurant débutant

Choisir un logiciel comptable et de caisse adapté à la restauration

Pour un premier restaurant, le duo gagnant est souvent :

• un logiciel de caisse certifié, paramétré pour vos modes de vente (sur place, emporté, livraison), vos taux de TVA et vos moyens de paiement, comptaresto.com
• un outil comptable connecté (ou une interface fournie par votre expert-comptable) qui récupère automatiquement les journaux de caisse et les relevés bancaires.

L’objectif n’est pas de tout faire vous-même, mais de limiter les ressaisies et les erreurs. Demandez à votre expert-comptable quelles solutions il recommande et s’il peut prendre en charge l’intégration automatique des données (caisse, banque, facturation fournisseur).

Mettre en place des procédures simples avec l’équipe

Votre équipe joue un rôle clé dans la fiabilité comptable. Quelques procédures simples à formaliser :

• Qui réalise la clôture de caisse chaque soir et comment (check-list écrite) ?
• Qui contrôle les encaissements carte/espèces/titres ?
• Qui s’occupe de scanner ou classer les factures fournisseurs ?
• Qui tient à jour les inventaires ?

Expliquez à votre personnel pourquoi ces gestes sont essentiels : un bon suivi comptable permet de pérenniser l’emploi, d’investir dans du matériel et de proposer de meilleures conditions de travail. N’hésitez pas à demander à votre cabinet comptable de former votre équipe à ces bonnes pratiques.

Pourquoi travailler avec un expert-comptable spécialisé restauration quand on débute

Les bénéfices d’un spécialiste du secteur CHR

Bien sûr, la loi n’impose pas de recourir à un cabinet spécialisé en restauration. Mais dans la pratique, un expert-comptable qui connaît déjà les restaurants vous fait gagner un temps précieux :

• il maîtrise les spécificités de la TVA en restauration,
• il connaît les ratios de référence du secteur (coût matières, masse salariale, loyer, etc.) et peut vous alerter rapidement, modelesdebusinessplan.com
• il est habitué aux contrôles fiscaux et sociaux propres au milieu CHR,
• il peut vous conseiller sur la rémunération des gérants, la gestion des pourboires, des extras, etc.

C’est précisément la valeur ajoutée d’un cabinet comme Compta Resto, filiale d’un grand groupe et pourtant à taille humaine, avec plus de 20 ans d’expérience auprès des restaurateurs.

Ce que Compta Resto peut prendre en charge pour un restaurant débutant

Pour un premier établissement, vous pouvez déléguer une grande partie du volet financier et social afin de rester concentré sur votre cœur de métier. L’offre de services Compta Resto couvre notamment :

• l’accompagnement à la création (business plan, choix du statut, prévisionnel de trésorerie, recherche de financements),
• la tenue comptable au quotidien, les déclarations de TVA, l’établissement du bilan et des liasses fiscales,
• la paie, les contrats de travail, les déclarations sociales (DSN, etc.),
• l’audit légal et la certification des comptes lorsque c’est nécessaire.

Grâce à des outils modernes et connectés, une grande partie de la collecte d’informations (caisse, banque, factures) est automatisée, ce qui limite les erreurs et vous offre une vision à jour de vos chiffres.

Questions fréquentes sur la comptabilité d’un restaurant quand on débute

Comment gérer la comptabilité de mon restaurant si je n’y connais rien ?

Si vous partez de zéro, commencez par poser les bases : un compte bancaire dédié, un logiciel de caisse certifié bien paramétré et un système de classement simple (papier ou numérique) pour vos factures et relevés. Bloquez ensuite dans votre agenda un créneau hebdomadaire pour vérifier la caisse, classer les pièces et suivre deux ou trois indicateurs clés (chiffre d’affaires, coût matières, masse salariale). L’idéal est de vous appuyer dès le départ sur un expert-comptable spécialisé restauration qui paramètre les outils et vous explique les fondamentaux.

Quels documents dois-je conserver pour la comptabilité de mon restaurant ?

Vous devez conserver toutes les pièces justificatives de vos opérations : factures fournisseurs (denrées, boissons, matériel), factures clients ou notes, contrats (bail, emprunts, fournisseurs clés), relevés bancaires, journaux et rapports de caisse, fiches de paie, déclarations sociales et fiscales. La durée de conservation varie selon la nature du document, mais elle est souvent d’au moins 6 ans pour les pièces comptables et fiscales. entreprendre.service-public.gouv.fr Un cabinet comme Compta Resto peut vous proposer une dématérialisation sécurisée, pratique pour les contrôles ultérieurs.

À quelle fréquence dois-je suivre les chiffres de mon restaurant quand je débute ?

Les premiers mois, il est prudent de suivre vos chiffres au moins chaque semaine pour ne pas laisser dériver la trésorerie. Le quotidien sert à vérifier la caisse et les encaissements, l’hebdomadaire à surveiller les ventes et les achats, et le mensuel à analyser plus finement les marges, la masse salariale et la rentabilité globale. Un tableau de bord simple, mis à jour avec votre expert-comptable, vous permet de détecter rapidement un coût matières qui explose, une masse salariale trop élevée ou un loyer disproportionné par rapport au chiffre d’affaires.

Puis-je faire moi-même la comptabilité de mon restaurant pour économiser ?

En théorie, oui : la loi n’interdit pas à un restaurateur de tenir lui-même sa comptabilité. Mais en pratique, la complexité de la TVA, des règles de facturation, des charges sociales et des échéances fiscales rend l’exercice risqué, surtout quand on débute. Une écriture mal passée ou une déclaration oubliée peut coûter beaucoup plus cher qu’un honoraire d’expert-comptable. entreprendre.service-public.gouv.fr La solution la plus efficace consiste souvent à garder la main sur vos indicateurs de gestion et à déléguer la partie technique à un cabinet spécialisé comme Compta Resto.

Quels sont les principaux risques d’une mauvaise gestion comptable en restauration ?

Une comptabilité mal tenue entraîne d’abord des problèmes de trésorerie : vous découvrez trop tard que votre coût matières ou votre masse salariale sont trop élevés. Viennent ensuite les risques fiscaux et sociaux : pénalités de retard, intérêts, redressements en cas de mauvaise application des taux de TVA ou des cotisations sociales. Dans les cas extrêmes, une gestion financière défaillante peut conduire à la cessation de paiement et à la fermeture de l’établissement. restoandco.fr D’où l’importance de sécuriser votre comptabilité dès le lancement.

Et maintenant ? Sécurisez la comptabilité de votre restaurant dès aujourd’hui

Vous l’avez compris : bien gérer la comptabilité d’un restaurant quand on débute, ce n’est pas empiler des papiers, c’est piloter votre établissement avec des chiffres fiables. Si vous préparez une ouverture ou si votre restaurant vient de démarrer, vous pouvez confier ce sujet à une équipe qui maîtrise le métier. Découvrez l’accompagnement sur mesure proposé par Compta Resto pour les restaurateurs, puis demandez un devis personnalisé pour votre projet. Vous gagnerez du temps, de la sérénité et la visibilité nécessaire pour développer votre établissement sur le long terme.