Comprendre la comptabilité d’une TPE

La comptabilité d’une TPE n’est pas qu’une histoire de bilan annuel : c’est d’abord une organisation quotidienne.

En France, les très petites entreprises (TPE) regroupent les structures de moins de 10 salariés, avec un chiffre d’affaires ou un total de bilan inférieur à 2 millions d’euros. Elles représentent une part significative de l’emploi : les entreprises de moins de 10 salariés concentrent environ 18 % des salariés du secteur privé non agricole en 2022. Cela inclut une grande majorité de restaurants, bars, brasseries et snacks.

Pour ces petites structures, la comptabilité TPE recouvre plusieurs réalités :

• enregistrer les opérations courantes (ventes, achats, salaires, trésorerie) ;
• respecter les obligations légales (livres comptables, pièces justificatives, comptes annuels) ;
• préparer les déclarations fiscales et sociales (TVA, impôt, cotisations) ;
• piloter l’activité grâce à des indicateurs simples (marge, trésorerie, masse salariale…).

Pour un restaurateur, ces enjeux sont renforcés par des spécificités : volume de tickets de caisse, double ou triple taux de TVA, gestion des stocks (denrées périssables), pourboires, saisonnalité… D’où l’intérêt de s’appuyer sur un cabinet spécialisé comme Compta Resto, qui connaît finement les réalités de la restauration.

Les obligations comptables d’une TPE de restauration

Tenue des livres et pièces justificatives

Qu’elle soit exploitée en entreprise individuelle ou en société, une TPE soumise à un régime réel doit tenir une comptabilité régulière et sincère conforme au Code de commerce. En pratique, cela implique :

• un livre-journal où sont enregistrées, jour par jour, toutes les opérations (ventes, achats, mouvements de trésorerie) ;
• un grand livre regroupant les écritures par comptes (ventes, fournisseurs, banque, caisse, salaires, etc.) ;
• un inventaire annuel des stocks (particulièrement important en restauration) ;
• la conservation de toutes les pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, tickets de caisse, relevés bancaires, notes de frais, contrats…

Les documents comptables (livres, registres) et les pièces justificatives doivent être conservés au minimum 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, selon Service-Public Entreprendre (mise à jour 2024). Cette conservation est essentielle en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Facturation, caisse et TVA dans un restaurant

Les TPE sont soumises à des règles strictes en matière de facturation et de caisse :

• Factures obligatoires pour les ventes à des professionnels et au-delà de certains montants pour les particuliers ;
• utilisation d’un logiciel ou système de caisse certifié lorsqu’il y a encaissement de clients particuliers, afin de lutter contre la fraude (obligation introduite par l’article 286 du CGI et précisée sur economie.gouv.fr) ;
• émission de notes de restaurant conformes en cas de demande du client (mentions légales obligatoires).

En restauration, la TVA est souvent complexe :

• taux réduit pour la plupart des ventes de repas consommés sur place ;
• taux différent pour certaines boissons (alcool, à emporter, etc.) ;
• cas spécifiques (vente à emporter, livraison, traiteur).

Une mauvaise ventilation des taux de TVA peut coûter cher lors d’un contrôle. D’où l’importance d’une organisation quotidienne rigoureuse des ventes et d’un paramétrage précis de la caisse.

Comptes annuels et obligations fiscales

À la clôture de chaque exercice, les sociétés commerciales (SARL, SAS, etc.) doivent établir des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. Pour les petites entreprises, une présentation simplifiée est possible, comme le rappelle le portail Service-Public Entreprendre (fiches « obligations comptables » et « dépôt des comptes annuels »).

Au-delà de ces comptes annuels, la TPE doit assurer un certain nombre de déclarations :

• TVA (mensuelle ou trimestrielle selon le régime) ;
• Impôt sur les sociétés (IS) ou sur le revenu (IR) selon le statut ;
• contributions sociales et déclarations via la DSN pour les salariés ;
• autres taxes (CFE, éventuelles taxes spécifiques selon la zone, etc.).

Une comptabilité à jour facilite l’anticipation de ces échéances et limite les risques de pénalités pour retard ou erreurs.

Structurer sa gestion comptable au quotidien

Organiser les flux : ventes, achats, trésorerie, paie

Pour qu’une comptabilité TPE reste simple et fiable, il faut structurer les flux dès l’origine :

• Ventes : paramétrer la caisse (TVA, modes de règlement), éditer un Z de caisse quotidien, rapprocher les encaissements (espèces, CB, titres-restaurant) avec le relevé bancaire ;
• Achats : centraliser toutes les factures fournisseurs (denrées, boissons, consommables, énergie, loyers, prestations) dans un dossier ou une application dédiée, en les classant par date ;
• Trésorerie : noter systématiquement les mouvements de caisse (remises en banque, avances, remboursements), contrôler régulièrement les soldes de caisse et de banque ;
• Paie : conserver bulletins de salaire, contrats, plannings, suivi des heures supplémentaires, congés payés, pour transmettre des informations fiables à votre gestionnaire de paie.

Une bonne pratique consiste à définir des « responsables » : le dirigeant reste pilote, mais un adjoint ou un responsable de salle peut, par exemple, être chargé du contrôle de caisse quotidien.

Rituels hebdomadaires et mensuels pour une comptabilité fluide

Plutôt que de subir la comptabilité en fin d’année, il est plus efficace de la traiter par petites touches régulières. Exemple de planning pour un restaurant TPE :

• Chaque jour : clôture de caisse, dépôt en banque si nécessaire, archivage du Z de caisse et des justificatifs de dépenses ;
• Chaque semaine :
  • rapprochement des encaissements carte bancaire avec les relevés bancaires ;
  • scan ou envoi des factures fournisseurs au cabinet comptable ;
  • mise à jour d’un tableau de bord (CA, fréquentation, ticket moyen).
• Chaque mois :
  • point de trésorerie (prévision des règlements fournisseurs, salaires, charges sociales, TVA) ;
  • vérification du stock et valorisation (particulièrement pour les produits à forte valeur ou périssables) ;
  • revue rapide des charges et du niveau de marge.

Avec ce type de routine, le bilan de fin d’année devient presque une formalité : les données sont déjà rangées et contrôlées.

Bien travailler avec son expert-comptable

La plupart des TPE externalisent une partie de leur comptabilité. Le rôle de l’expert-comptable est de :

• s’assurer de la conformité des enregistrements et des déclarations ;
• produire les comptes annuels et les liasses fiscales ;
• conseiller le dirigeant sur la rentabilité, la paie, la fiscalité, les investissements.

Dans un secteur aussi spécifique que la restauration, il est particulièrement utile de choisir un cabinet dédié. L’équipe de Compta Resto accompagne ainsi les restaurateurs sur l’ensemble du cycle de vie : création, tenue comptable, fiscalité, social et audit. Plus la transmission des informations (factures, données de caisse, paie) est fluide, plus les analyses fournies sont pertinentes.

Pour aller plus loin sur la vision et l’histoire du cabinet, vous pouvez en savoir plus sur Compta Resto.

Outils et tableaux de bord pour gagner du temps

Tableau comparatif des principaux outils utiles à une TPE

Les indicateurs à suivre chaque semaine

Une bonne comptabilité TPE ne se limite pas à « faire les comptes » : elle sert à piloter l’entreprise. Quelques indicateurs simples mais très utiles pour un restaurant :

• Chiffre d’affaires journalier et hebdomadaire, comparé à l’année précédente ou au budget ;
• Ticket moyen (CA / nombre de couverts) ;
• Taux de marge brute (CA – achats de marchandises) / CA ;
• Ratio masse salariale / CA, crucial dans la restauration ;
• Trésorerie disponible (solde bancaire – charges à venir à court terme) ;
• taux de remplissage sur les services clés (midi, soir, week-end).

Suivre ces indicateurs chaque semaine permet de réagir vite : ajuster le personnel, renégocier un fournisseur, revoir une carte trop coûteuse, ou au contraire investir dans un service qui fonctionne bien.

Exemple concret : une journée type de gestion

Voici un exemple de routine quotidienne dans un restaurant TPE :

1. Avant service : vérifier la caisse de départ, préparer les fonds, contrôler rapidement les stocks critiques (viandes, poissons, produits frais) ;
2. Pendant service : s’assurer que toutes les ventes passent par la caisse (zéro encaissement « hors caisse ») ;
3. Après service :
   • sortir le Z de caisse et vérifier les encaissements par mode de paiement ;
   • compter la caisse physique et justifier tout écart ;
   • archiver ou numériser le Z de caisse et les justificatifs du jour ;
   • noter les pertes, offerts, invendus (impact sur la marge).
4. Une fois par semaine : transmettre les documents au cabinet comptable, mettre à jour le tableau de bord, faire un point express sur la trésorerie.

Avec une telle organisation, la charge mentale diminue et les surprises en fin de mois ou de trimestre sont limitées.

Bonnes pratiques pour une comptabilité TPE sereine

Bien séparer comptabilité professionnelle et personnelle

Un classique des TPE, notamment en entreprise individuelle, est le mélange des flux personnels et professionnels. Pour éviter cela :

• ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité, même si la loi ne l’impose pas toujours formellement au-delà de certains seuils ;
• proscrire les paiements personnels avec la carte ou le compte de l’entreprise ;
• formaliser les apports ou retraits du dirigeant (compte courant d’associé, rémunération, dividendes).

Cette séparation claire simplifie énormément la tenue de la comptabilité et la lecture des comptes par l’administration ou un banquier.

Sécuriser la caisse et limiter les écarts

La caisse est un point de vigilance majeur pour les restaurateurs. Quelques réflexes à adopter :

• définir une procédure d’ouverture et de clôture (fond de caisse, comptage en fin de journée) ;
• éviter les « emprunts » informels dans la caisse ;
• limiter l’accès à la caisse à un nombre restreint de personnes ;
• archiver systématiquement les Z de caisse et les rapports d’écarts ;
• vérifier régulièrement la cohérence entre les ventes, les stocks et les achats.

Des écarts de caisse fréquents ou importants peuvent déclencher des questions en cas de contrôle fiscal ou social. Une bonne organisation quotidienne permet de les limiter et de les expliquer.

Anticiper trésorerie, charges et fiscalité

Beaucoup de TPE souffrent davantage de problèmes de trésorerie que de manque de rentabilité. Pour y remédier :

• établir un calendrier des échéances (TVA, charges sociales, loyers, fournisseurs clés, remboursements d’emprunts) ;
• mettre en place un budget de trésorerie glissant sur 3 à 6 mois ;
• constituer, dès que possible, une réserve de sécurité équivalente à quelques semaines de charges fixes ;
• anticiper les acomptes d’IS ou d’IR plutôt que de les subir.

Des outils simples (tableur, tableau de bord, alertes de l’expert-comptable) suffisent souvent à prévenir les tensions de trésorerie les plus critiques.

Rester informé des évolutions réglementaires

La réglementation comptable et fiscale évolue régulièrement : seuils de taille d’entreprise, obligations de dépôt des comptes, facturation électronique, TVA, etc. En 2024 par exemple, les seuils définissant la taille des entreprises (micro, petites, moyennes, grandes) ont été réévalués pour tenir compte de l’inflation.

Pour rester à jour sans y passer des heures, vous pouvez :

• consulter ponctuellement les fiches pratiques du Ministère de l’Économie ;
• vous appuyer sur les ressources de Service-Public Entreprendre pour vérifier une obligation précise ;
• échanger régulièrement avec un expert-comptable, qui vous alerte sur les changements impactant concrètement votre restaurant.

Questions fréquentes sur la comptabilité des TPE

Comment mettre en place une comptabilité simple pour une TPE de restauration ?

Pour démarrer, l’essentiel est de structurer vos flux. Ouvrez un compte bancaire dédié à l’activité et paramétrez correctement votre caisse (taux de TVA, modes de paiement). Mettez en place un classement systématique des factures fournisseurs et des justificatifs de caisse, idéalement numérisés. Ensuite, définissez des rituels : clôture de caisse quotidienne, envoi hebdomadaire des pièces à votre cabinet comptable, point trésorerie mensuel. Enfin, utilisez un tableau de bord simple (CA, marge, masse salariale, trésorerie) pour suivre vos résultats. Votre expert-comptable peut vous aider à bâtir cette organisation sur-mesure.

Une TPE est-elle obligée d’avoir un expert-comptable ?

La loi n’impose pas à une TPE de recourir à un expert-comptable : le dirigeant peut, en théorie, tenir sa comptabilité lui-même. En pratique, la complexité des règles (TVA, charges sociales, normes comptables, obligations de dépôt) et le risque d’erreurs ou de pénalités rendent fortement recommandé l’accompagnement par un professionnel inscrit à l’Ordre. Pour un restaurant, la spécificité du secteur (multiples TVA, gestion de caisse, paie souvent complexe) renforce cet intérêt. Externaliser la partie technique permet aussi au dirigeant de se concentrer sur son cœur de métier : la salle, la cuisine, le développement commercial.

Quels sont les documents comptables qu’une TPE doit conserver et pendant combien de temps ?

Une TPE doit conserver ses livres comptables (livre-journal, grand livre, inventaire) et ses pièces justificatives (factures, bons de commande, relevés bancaires, notes de frais, contrats…) pendant au moins 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Cette durée minimale est précisée par Service-Public Entreprendre et par le Code de commerce. Les documents fiscaux (déclarations, liasses) doivent être gardés au moins 6 ans, mais il est prudent d’aligner la durée sur celle des pièces comptables. La conservation peut être papier ou numérique, à condition de garantir l’intégrité et la lisibilité des documents.

Quel budget prévoir pour la comptabilité d’une TPE de restauration ?

Le budget dépend du volume d’écritures (tickets de caisse, factures), du niveau d’accompagnement souhaité (simple tenue comptable, conseil de gestion, suivi social) et de la complexité juridique (entreprise individuelle, groupe de sociétés, multi-établissements). Dans la pratique, de nombreux restaurateurs TPE consacrent quelques centaines d’euros par mois à leur comptabilité et leur paie, ce qui reste modeste au regard des risques couverts : conformité fiscale et sociale, optimisation des charges, pilotage plus fin de la rentabilité. La meilleure approche consiste à demander un devis détaillé, adapté à votre situation et à vos objectifs.

Comment choisir ses outils de comptabilité quand on est une TPE ?

Commencez par votre besoin réel : volume de factures, nombre de salariés, souhait ou non d’émettre vous-même vos devis et factures, appétence pour le numérique. Vérifiez ensuite que le logiciel de caisse choisi est bien certifié et qu’il peut exporter des données exploitables par votre expert-comptable. Privilégiez les solutions qui se connectent à votre banque et facilitent les rapprochements. Assurez-vous enfin que votre cabinet comptable maîtrise les outils que vous envisagez et peut vous accompagner dans leur paramétrage. Un petit nombre d’outils bien maîtrisés vaut mieux qu’une multitude de solutions mal utilisées.

Et maintenant, comment passer à l’action ?

Structurer la comptabilité de votre TPE, c’est sécuriser votre activité et gagner en sérénité au quotidien. En tant que cabinet d’expertise comptable spécialisé dans la restauration, Compta Resto peut vous aider à mettre en place une organisation simple, adaptée à votre taille et à vos objectifs : outils, routines, tableaux de bord, accompagnement social et fiscal. Pour découvrir en détail notre accompagnement, consultez nos services pour les restaurateurs, puis demandez un devis personnalisé. Vous pouvez aussi parcourir notre histoire pour comprendre notre approche humaine et sur-mesure.