Comprendre la comptabilité d’une PME de restauration

Ouvrir ou reprendre un restaurant ne se résume pas à la carte et au service en salle. La comptabilité d’une PME conditionne votre trésorerie, vos relations avec l’administration fiscale et vos capacités d’investissement.

Pour un restaurateur, bien poser les bases dès le départ permet :

• d’éviter les erreurs coûteuses (redressements, pénalités, problèmes de TVA) ;
• de piloter la rentabilité : coût matière, masse salariale, marge, seuil de rentabilité ;
• de rassurer banques, investisseurs et partenaires ;
• de gagner du temps sur l’administratif et se concentrer sur son restaurant.

Compta Resto, cabinet d’expertise comptable spécialisé dans la restauration, accompagne au quotidien des centaines de restaurateurs sur ces sujets. Pour en savoir plus sur leur positionnement, vous pouvez consulter la page À propos de Compta Resto.

Les obligations comptables d’une PME en restauration

Tenir une comptabilité régulière et fiable

En France, toute entreprise commerciale (dont les restaurants) doit tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle. Concrètement, cela implique :

• l’enregistrement chronologique de toutes les opérations (ventes, achats, salaires, règlements, emprunts, etc.) ;
• la conservation des pièces justificatives (factures, tickets Z, relevés bancaires, contrats) pendant au moins 10 ans ;
• l’établissement des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes.

Selon le régime choisi (réel simplifié, réel normal, micro-entreprise, etc.), le niveau de détail des écritures et des états financiers varie, mais la logique reste la même : pouvoir justifier chaque chiffre en cas de contrôle.

Particularités comptables des restaurants

Les restaurants présentent des spécificités fortes, qui rendent la comptabilité encore plus stratégique :

• Multi-taux de TVA : boissons alcoolisées, plats consommés sur place, vente à emporter, livraisons… Autant de taux différents à bien ventiler en caisse et en comptabilité.
• Gestion du stock : produits frais, périssables, pertes en cuisine, offerts, repas du personnel… Tout cela impacte votre coût matière et donc votre marge.
• Forte masse salariale : coupures, heures supplémentaires, travail de nuit, dimanches, jours fériés, extras… La paie en restauration est complexe.
• Encaissements diversifiés : espèces, carte bancaire, titres-restaurant, plateformes de livraison… Chaque mode de règlement doit être suivi et lettré.

C’est pour répondre à ces contraintes que Compta Resto a développé une offre de services comptables dédiés aux restaurateurs, allant de la tenue comptable à l’audit légal.

Les fondamentaux de la comptabilité PME pour bien démarrer

Choisir la bonne structure juridique et le bon régime

Avant même la première écriture comptable, le choix de la forme juridique et du régime fiscal conditionne vos obligations :

• Entreprise individuelle / micro-entreprise : formalisme allégé, intéressant au démarrage avec un petit chiffre d’affaires, mais plafonds et possibilités de déduction limitées.
• SARL / EURL ou SAS / SASU : plus adaptée pour un restaurant avec salariés, investissements importants ou associés. Comptabilité plus complète, mais plus de sécurité juridique.
• Régime de TVA et d’imposition : réel simplifié ou réel normal selon le niveau d’activité et les besoins de déduction.

Ce choix se fait idéalement avec un expert-comptable spécialisé restauration, dès la phase de business plan. Compta Resto accompagne notamment la rédaction du prévisionnel, les simulations de charges et la recherche de financements pour cadrer votre projet.

Mettre en place un plan comptable adapté à la restauration

Le plan comptable est l’ossature de votre comptabilité. Pour une PME de restauration, il est utile d’aller plus loin que le simple plan comptable général, par exemple en :

• distinguant les achats de matières premières (viande, poisson, légumes, boissons) des autres charges (loyer, énergie, marketing) ;
• séparant les ventes sur place, à emporter, livraisons, voire par type d’offre (menu midi, banquet, privatisation) ;
• créant des comptes analytiques par point de vente, salle vs terrasse, ou type de service si nécessaire.

Cette structuration permet ensuite des analyses fines : quels plats sont réellement rentables, quel est l’impact de la livraison, ou encore quelle est la performance de la saison estivale par rapport à l’hiver.

Organiser la collecte et le classement des pièces

Une comptabilité fiable repose d’abord sur une bonne organisation des documents. Quelques réflexes clés :

• Centraliser vos tickets Z et rapports de caisse par jour et par mode de règlement.
• Scanner ou photographier les factures fournisseurs dès réception (denrées, boissons, linge, services).
• Suivre chaque relevé bancaire pour éviter les oublis d’encaissements ou de prélèvements.
• Archiver les contrats (bail, emprunt, contrats de travail, contrats de livraison) dans un espace unique.

Des outils digitaux permettent aujourd’hui de transmettre facilement ces pièces à votre cabinet, ce qui réduit les pertes et les erreurs et vous fait gagner un temps précieux.

Suivre la trésorerie au plus près

Nombre de restaurants rentables sur le papier ferment pour une seule raison : une trésorerie mal maîtrisée. Pour une PME de restauration, il est recommandé de :

• mettre à jour un tableau de trésorerie prévisionnelle au moins mensuellement ;
• identifier les pics de décaissements (TVA, échéances d’emprunt, charges sociales, loyers) ;
• savoir à l’avance si un besoin de financement court terme (découvert, prêt saisonnier) est nécessaire.

Une bonne visibilité sur la trésorerie vous permet de dormir plus sereinement, de négocier avec vos fournisseurs et de planifier vos investissements (matériel de cuisine, travaux, aménagement de salle).

Tableau récapitulatif : pièces et travaux comptables clés

Les principaux travaux comptables d’une PME de restauration

Indicateurs clés pour piloter une PME de restauration

Coût matière et marge sur coût matière

Le coût matière est la somme de vos achats de produits destinés à être revendus (nourriture, boissons). Rapporté au chiffre d’affaires, il donne un pourcentage qui doit être suivi de près.

À titre indicatif, dans la restauration traditionnelle, un coût matière global situé autour de 30–35 % du chiffre d’affaires est souvent recherché, à ajuster selon votre positionnement (gastro, bistronomie, street-food, etc.). Une dérive de quelques points peut suffire à faire disparaître votre marge : d’où l’intérêt d’un suivi mensuel au minimum.

Masse salariale et productivité

La masse salariale (salaires + charges sociales) représente généralement le deuxième poste de dépense d’un restaurant, parfois plus de 40 % du chiffre d’affaires selon le modèle. L’objectif n’est pas de réduire coûte que coûte, mais de l’aligner sur l’activité réelle :

• adapter le planning aux pics d’activité (service du midi / soir, saisonnalité) ;
• suivre le chiffre d’affaires par heure travaillée ;
• limiter les heures supplémentaires non justifiées.

Un reporting simple, mis en place avec votre cabinet, permet de visualiser rapidement si la structure de personnel est cohérente avec le niveau d’activité.

Seuil de rentabilité et point mort

Le seuil de rentabilité correspond au niveau de chiffre d’affaires à partir duquel votre restaurant couvre toutes ses charges et commence à générer un bénéfice. Connaître ce seuil vous aide à :

• savoir combien de couverts par jour ou par service vous devez réaliser ;
• ajuster votre politique de prix ou de carte ;
• anticiper les périodes à risque (basse saison, travaux, crise).

Ce calcul intègre vos charges fixes (loyer, assurances, abonnements, salaires permanents…) et vos charges variables (matières, extras, emballages, commissions plateformes). Il est généralement réalisé avec l’aide d’un expert-comptable dans le cadre d’un business plan ou d’un suivi annuel.

Erreurs classiques à éviter en comptabilité de PME (restauration)

Mélanger dépenses personnelles et dépenses professionnelles

Un grand classique : utiliser le compte bancaire du restaurant pour des dépenses personnelles (courses, loisirs, etc.) ou inversement. Cela complique la comptabilité, brouille l’analyse de performance réelle et peut poser problème en cas de contrôle.

Solution : séparer strictement les comptes, fixer une rémunération ou des dividendes pour le dirigeant, et documenter chaque flux entre le professionnel et le personnel (compte courant d’associé, par exemple).

Ignorer le suivi des stocks et des pertes

Les pertes en cuisine (casse, invendus, erreur de commande), les offerts clients ou les repas du personnel ont un impact direct sur votre marge. Sans suivi, vous pouvez avoir l’impression de “tourner” alors que votre résultat se dégrade.

Mettre en place un inventaire régulier (au minimum en fin d’exercice, idéalement trimestriel ou mensuel pour les gros volumes) et formaliser les pertes permet de fiabiliser le calcul du coût matière.

Remettre la comptabilité à plus tard

Attendre plusieurs mois avant de transmettre les documents à son cabinet revient à piloter dans le brouillard. Vous découvrez trop tard les dérives de marge, les retards de paiements ou les difficultés de trésorerie.

Un rythme régulier (mensuel ou bimestriel) de transmission et de mise à jour comptable est préférable. C’est aussi ce qui permet à votre expert-comptable de jouer son rôle de conseil, et pas seulement de “producteur de bilans” une fois par an.

Pourquoi se faire accompagner par un expert-comptable spécialisé restauration ?

Un gain de temps et de sécurité

Externaliser la comptabilité de votre PME de restauration auprès d’un cabinet spécialisé, comme Compta Resto, vous permet :

• de sécuriser vos obligations légales et fiscales (TVA, liasse fiscale, déclarations sociales) ;
• d’éviter les erreurs spécifiques au secteur (mauvaise ventilation de la TVA, oubli de commissions plateformes, etc.) ;
• de bénéficier d’outils modernes (dématérialisation, tableaux de bord, échanges en ligne).

Avec plus de 20 ans d’expérience et plusieurs centaines de restaurateurs accompagnés, Compta Resto connaît les réalités du terrain : saisonnalité, pression sur les marges, gestion des équipes, investissements lourds en cuisine…

Un partenaire pour faire grandir votre restaurant

Au-delà de la tenue comptable, un expert-comptable spécialisé peut vous accompagner sur :

• la création ou la reprise de restaurant (business plan, prévisionnel, choix du statut, montage de dossier bancaire) ;
• les décisions d’investissement (renovation, nouveau matériel, ouverture d’un second établissement) ;
• la structuration RH (organisation des plannings, impact des embauches sur la masse salariale, suivi des coûts sociaux).

Compta Resto se positionne comme un partenaire de confiance, capable de proposer des solutions concrètes et adaptées à votre modèle de restauration (traditionnel, rapide, bistronomique, bar, etc.).

Questions fréquentes sur la comptabilité des PME de restauration

Comment bien démarrer la comptabilité de mon premier restaurant ?

Pour bien démarrer, commencez par clarifier votre projet avec un business plan réaliste : niveau de chiffre d’affaires attendu, loyer, masse salariale, investissements, charges courantes. Choisissez ensuite la structure juridique la plus adaptée (EI, EURL, SASU…) en fonction de votre situation personnelle et de vos objectifs. Mettez en place, dès l’ouverture, des procédures simples : caisse bien paramétrée, classement des factures, inventaires réguliers, suivi des heures du personnel. Enfin, rapprochez-vous d’un expert-comptable spécialisé restauration pour sécuriser vos choix et structurer vos indicateurs clés.

Quelle comptabilité choisir pour une petite PME de restauration : interne ou externalisée ?

Pour la majorité des petites PME de restauration, externaliser la comptabilité est plus pertinent que recruter en interne. Le volume d’écritures reste gérable par un cabinet, et vous évitez le coût fixe d’un salarié administratif. Vous conservez cependant certaines tâches en interne : paramétrage de la caisse, suivi quotidien de la caisse, remontée des factures, premiers contrôles des stocks. L’expert-comptable se charge de la saisie, des déclarations fiscales et sociales, et de la production des comptes annuels. Cette organisation vous libère du temps, tout en sécurisant vos obligations légales.

Quels logiciels utiliser pour la comptabilité d’une PME de restauration ?

Le choix de logiciels dépend de la taille de votre établissement et de votre niveau de digitalisation. Au minimum, il vous faut un logiciel de caisse certifié conforme à la réglementation, capable de gérer les différents taux de TVA et les modes de paiement. Côté comptabilité, la plupart des restaurateurs passent par le logiciel de leur cabinet, connecté à des outils de collecte des factures (scan, application mobile, dépôt en ligne). L’important est l’intégration : moins il y a de ressaisie manuelle entre la caisse, la banque et la comptabilité, plus vos données sont fiables et à jour.

Comment mieux contrôler mon coût matière grâce à la comptabilité ?

La comptabilité ne se contente pas d’enregistrer les achats de matières premières : bien paramétrée, elle permet de suivre précisément votre taux de coût matière. Pour cela, il est indispensable de distinguer les achats destinés à la production (denrées, boissons) des autres charges, de réaliser des inventaires réguliers de stock, et de comptabiliser les pertes, offerts et repas du personnel. En croisant ces données avec le chiffre d’affaires par famille de produits, vous identifiez les cartes ou formules les plus rentables et celles qui dégradent votre marge, et vous pouvez ajuster vos prix ou vos recettes.

À partir de quand ai-je besoin d’un expert-comptable pour mon restaurant ?

Dans les faits, il est recommandé de consulter un expert-comptable dès la phase de création ou de reprise. C’est à ce moment-là que se jouent les choix structurants : statut, régime fiscal, niveau de rémunération du dirigeant, business plan à présenter à la banque. Même pour un petit établissement, la complexité de la TVA, de la paie et des obligations sociales en restauration rend rapidement l’accompagnement professionnel indispensable. Ensuite, au fur et à mesure de la croissance (multi-établissements, franchise, changement de concept), le cabinet devient un véritable copilote pour structurer vos décisions.

Et maintenant, comment passer à l’action ?

Si vous souhaitez sécuriser la comptabilité de votre PME de restauration et disposer d’indicateurs clairs pour piloter votre établissement, vous pouvez découvrir en détail les services proposés par Compta Resto. Pour échanger sur votre projet, obtenir un premier avis ou une estimation d’honoraires, n’hésitez pas à remplir le formulaire de demande de devis en ligne. L’équipe, spécialisée dans l’univers de la restauration, vous aidera à mettre en place une organisation comptable simple, fiable et adaptée à votre réalité de terrain.