Comprendre la comptabilité du commerçant en restauration

La comptabilité d’un commerçant ne s’improvise pas.

En 2025, un restaurateur ou gérant de commerce alimentaire doit composer avec des marges sous pression, une réglementation dense et des contrôles fiscaux de plus en plus outillés. Une comptabilité de commerçant bien tenue n’est plus seulement une obligation légale : c’est une condition de survie et de pilotage de votre établissement.

La filière restauration représente plus de 200 000 entreprises en France et plus d’un demi-million d’emplois équivalents temps plein.(entreprises.gouv.fr) Dans le même temps, les défaillances d’entreprises de l’hôtellerie‑restauration ont bondi de plus de 60 % entre 2022 et 2024.(tendancehotellerie.fr) Autrement dit : les chiffres se resserrent, et la moindre erreur de gestion peut coûter cher.

Spécialiste des professionnels de la restauration, le cabinet Compta Resto accompagne depuis plus de 20 ans les commerçants-restaurateurs dans la mise en place d’une comptabilité conforme et vraiment utile au quotidien (suivi de marge, trésorerie, TVA, masse salariale…). Cet article fait le point, de manière pédagogique, sur les bases et obligations 2025 de la comptabilité d’un commerçant.

Les grands régimes d’imposition des commerçants (BIC) en 2025

La plupart des restaurants, cafés, bars et commerces alimentaires relèvent de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Avant de parler de comptabilité, il faut identifier votre régime d’imposition, qui conditionne vos obligations comptables et fiscales :

• Régime micro‑BIC (micro‑entreprise) : très simplifié, adapté aux petits volumes de chiffre d’affaires.
• Régime réel simplifié : régime le plus courant pour les restaurants “classiques”.
• Régime réel normal : pour les structures plus importantes ou sur option.

En 2025, pour les activités de vente de marchandises, de vente à consommer sur place ou de fourniture de logement (donc la plupart des activités de restauration), les seuils de chiffre d’affaires hors taxes sont les suivants 🙁economie.gouv.fr)

Régimes d’imposition BIC 2025 : seuils de chiffre d’affaires

Attention : dépasser deux années de suite les seuils micro‑BIC entraîne automatiquement le basculement au régime réel au 1^er janvier suivant.(impots.gouv.fr)

Choisir (ou vérifier) son régime quand on tient un restaurant

Quelques repères :

• Snack, food‑truck ou petite sandwicherie avec un chiffre d’affaires inférieur à 188 700 € HT peut rester en micro‑BIC. Au‑delà, il bascule de plein droit au réel simplifié.
• Restaurant traditionnel atteignant rapidement plusieurs centaines de milliers d’euros de chiffre d’affaires relève généralement du réel simplifié, parfois du réel normal si le seuil de 840 000 € HT est dépassé.
• Il est possible d’opter volontaires pour un régime supérieur si cela est plus avantageux (par exemple pour déduire davantage de charges).

Un expert‑comptable spécialisé en restauration pourra simuler l’impact de chaque régime sur votre résultat et votre trésorerie avant de trancher.

Obligations comptables communes à tous les commerçants

Facturer correctement ses clients (et anticiper la facturation électronique)

Tout commerçant doit émettre une facture pour chaque vente à un client professionnel et, dans certains cas, pour les particuliers (notes, additions détaillées, etc.). Le non‑respect des règles de facturation (mentions obligatoires, numérotation, conservation) peut être sanctionné jusqu’à 75 000 € d’amende pour une personne physique, 150 000 € en cas de récidive.(entreprendre.service-public.gouv.fr)

À partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront au minimum être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée par l’État. Les grandes entreprises et ETI devront aussi émettre au format électronique à cette date, les PME et micro‑entreprises suivant dans un second temps (calendrier en cours d’ajustement, avec un report envisagé au 1^er septembre 2028 pour ces dernières).(economie.gouv.fr)

Pour suivre les mises à jour officielles, consultez régulièrement la fiche « Facturation électronique entre entreprises » du ministère de l’Économie.

Les livres comptables obligatoires au régime réel

Quel que soit le régime réel (simplifié ou normal), un commerçant doit tenir une comptabilité régulière, sincère et probante. Cela implique au minimum 🙁legifrance.gouv.fr)

• Livre‑journal : enregistrement chronologique, jour par jour, de toutes les opérations affectant le patrimoine (ventes, achats, salaires, emprunts…).
• Grand‑livre : ventilation de ces écritures par comptes (charges, produits, immobilisations, banque, caisse, etc.).
• Inventaire annuel : contrôle au moins tous les 12 mois de l’existence et de la valeur des éléments d’actif (stocks, immobilisations, trésorerie) et de passif (dettes, capitaux propres).
• Comptes annuels : bilan, compte de résultat et, sauf exception, annexe.

Ces documents et les pièces justificatives (factures fournisseurs, notes de frais, tickets de caisse, contrats) doivent être conservés au moins 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.(entreprendre.service-public.gouv.fr) En cas de contrôle, une comptabilité irrégulière peut conduire à une taxation d’office et à des pénalités lourdes.

Comptabilité simplifiée pour les commerçants en micro‑entreprise

Les micro‑entrepreneurs commerçants ou hébergeurs bénéficient d’obligations comptables allégées, mais réelles. Ils doivent notamment 🙁entreprendre.service-public.fr)

• Tenir un livre des recettes (date, montant, mode de règlement, identité du client ou mandataire, référence de facture).
• Tenir un registre des achats si l’activité principale est la vente de marchandises ou la restauration.
• Faire au minimum un total des recettes tous les trois mois, avec possibilité de globaliser en fin de journée les ventes au détail inférieures à 76 €.
• Conserver registres et pièces justificatives pendant 10 ans.

La déclaration de chiffre d’affaires s’effectue mensuellement ou trimestriellement, directement en ligne. Même en micro‑BIC, l’utilisation d’un outil ou d’un accompagnement comptable reste vivement recommandée en restauration où les flux sont nombreux et souvent en espèces.

Obligations spécifiques aux commerçants‑restaurateurs

Logiciel ou système de caisse certifié anti‑fraude TVA

Depuis le 1^er janvier 2018, tout professionnel assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse doit utiliser un outil sécurisé et certifié (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage).(economie.gouv.fr) La loi de finances pour 2025 a supprimé la possibilité d’auto‑certification par simple attestation individuelle : à partir du 1^er septembre 2026, seule une certification délivrée par un organisme accrédité sera valable.

Concrètement, pour un restaurant :

• votre logiciel de caisse doit être à jour et fournir une attestation de conformité récente de l’éditeur ;
• il doit permettre des clôtures journalières, mensuelles et annuelles, sans possibilité d’effacer une ligne d’encaissement validée ;
• vous devez pouvoir produire les fichiers d’export exigés en cas de contrôle fiscal.

La loi n’impose pas d’avoir une caisse enregistreuse, mais dès lors que vous en utilisez une, elle doit être conforme.

TVA en restauration : un enjeu central de la comptabilité commerçant

La gestion de la TVA en restauration est l’un des points les plus sensibles des contrôles. En 2025, les taux applicables sont notamment 🙁economie.gouv.fr)

• 10 % : restauration sur place et ventes de produits prêts à consommer immédiatement (y compris à emporter ou livrés), hors alcool.
• 5,5 % : denrées alimentaires non destinées à une consommation immédiate (pain, plats à réchauffer, gâteaux entiers, produits conditionnés pour conservation…), boissons sans alcool en contenants hermétiques.
• 20 % : toutes les boissons alcoolisées et certains produits spécifiques.

Une même addition peut donc combiner plusieurs taux (par exemple : menu à 10 %, bouteille de vin à 20 %). La comptabilité de commerçant doit refléter cette ventilation TVA dans la caisse, les journaux de ventes et les déclarations (CA3 ou CA12).

Pour sécuriser vos paramétrages, référez-vous à la fiche officielle « Taux de TVA sur les produits alimentaires et les boissons » et à un conseil spécialisé.

Franchise en base de TVA, seuils et évolutions 2025

Beaucoup de petits commerçants démarrent sous le régime de la franchise en base de TVA, ce qui signifie qu’ils ne facturent pas de TVA à leurs clients (mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI”). En 2025, les seuils historiques (par exemple 91 900 € et 101 000 € pour les ventes de marchandises) restent la référence, tandis qu’un projet de seuil unique à 25 000 € a été suspendu par le gouvernement dans l’attente d’ajustements.(impots.gouv.fr)

En pratique, la règle applicable peut encore évoluer. Avant toute décision (facturer ou non la TVA, basculer sur un régime réel, etc.), il est prudent de vérifier la situation la plus à jour auprès de l’administration fiscale ou de votre expert‑comptable.

Autres spécificités fréquentes en restauration

Parmi les sujets qui complexifient la comptabilité d’un commerçant‑restaurateur :

• Pourboires : traçabilité des pourboires versés via CB ou intégrés à la note, incidence en paie et en charges sociales.
• Tickets restaurant et titres de paiement : suivi des remises, écarts de caisse et commissions.
• Vente à emporter et livraison : juste application des taux de TVA selon la nature et le conditionnement des produits.
• Gestion des stocks : valorisation des matières premières, suivi des pertes, démarque et casse.

Une comptabilité de commerçant bien paramétrée doit intégrer ces spécificités dès la mise en place du plan de comptes et des journaux (ventes sur place, à emporter, plateformes de livraison, bar, boutique, etc.).

Comment organiser concrètement sa comptabilité de commerçant

Les fondamentaux à mettre en place

Que vous teniez vous‑même votre comptabilité ou que vous la confiez à un cabinet, quelques incontournables :

• Procédures écrites : comment sont remontées les ventes, les remises de caisse, les achats, les factures fournisseurs, les notes de frais…
• Un plan de comptes adapté à la restauration : différencier clairement consommations, ventes bar, ventes cuisine, livraisons, charges de personnel, loyers, redevances, etc.
• Un calendrier annuel des échéances fiscales et sociales (TVA, impôts, DSN, CFE…).
• Des contrôles réguliers : rapprochements bancaires, comparaison tickets Z de caisse / ventes comptabilisées, contrôle des marges par famille de produits.

Astuce : un simple tableau de bord mensuel (CA, marge brute, masse salariale, loyer, résultat) permet souvent de détecter 80 % des dérives avant qu’elles ne deviennent critiques.

Plan d’action en 5 étapes pour se mettre en conformité en 2025

1. Faire un diagnostic de votre comptabilité actuelle : livres tenus, pièces conservées, logiciel de caisse, régime TVA, respect des délais.
2. Vérifier votre régime fiscal (micro, réel simplifié, réel normal) au regard de votre chiffre d’affaires 2023‑2024 et des seuils 2025.
3. Sécuriser votre caisse : demander les attestations de conformité, revoir les paramétrages TVA, organiser les clôtures journalières.
4. Structurer vos flux : process de réception et classement des factures fournisseurs, de transmission des pièces au cabinet, d’archivage numérique.
5. Préparer la facturation électronique : choix d’une solution compatible, nettoyage du fichier clients, formation de l’équipe.

L’accompagnement par un cabinet habitué aux cafés‑hôtels‑restaurants permet de transformer ces obligations en véritables outils de pilotage (suivi de marge par plat, coûts de personnel, taux d’occupation, etc.).

Pourquoi se faire accompagner par un spécialiste de la restauration

Les règles comptables et fiscales sont les mêmes pour tous les commerçants, mais leur application est très différente dans un restaurant par rapport à une boutique de prêt‑à‑porter. D’où l’intérêt de travailler avec un cabinet qui connaît déjà les problématiques de fiches techniques, de coût matière, de planning du personnel, ou encore de pourboires et de coupures de service.

En choisissant un partenaire comme Compta Resto, filiale d’un grand groupe mais dédiée aux métiers de bouche, vous bénéficiez de cette double expertise : technique (comptabilité, fiscalité, social, audit) et métier (restauration, CHR). Pour en savoir plus sur l’ADN du cabinet et son expérience secteur, vous pouvez consulter notre histoire et notre équipe.

Questions fréquentes sur la comptabilité des commerçants‑restaurateurs

Quelle comptabilité pour un petit commerçant en micro‑entreprise ?

Un commerçant en micro‑entreprise n’a pas à établir de bilan ni de compte de résultat, mais il doit respecter plusieurs obligations. Il lui faut tenir un livre des recettes retraçant chronologiquement ses encaissements, avec le détail du montant, de l’origine, du mode de règlement et des références de facture ou de note. Il doit aussi tenir un registre des achats si son activité est la vente de marchandises ou la restauration. Ces registres et les pièces associées sont à conserver pendant 10 ans et servent de base aux déclarations de chiffre d’affaires et au contrôle fiscal.(entreprendre.service-public.fr)

Quelles sont les obligations comptables d’un restaurateur au régime réel simplifié ?

Au régime réel simplifié, un restaurateur doit tenir une comptabilité complète mais avec quelques allègements. Il doit enregistrer toutes les opérations dans un livre‑journal, les ventiler dans un grand‑livre, réaliser un inventaire annuel des actifs et passifs, puis établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat et, souvent, annexe simplifiée). Les documents doivent être conservés 10 ans. Les déclarations de TVA sont en principe annuelles avec acomptes, mais peuvent devenir mensuelles ou trimestrielles selon le montant. Le réel simplifié reste le régime standard de nombreuses brasseries et restaurants indépendants.(entreprendre.service-public.gouv.fr)

Combien de temps un commerçant doit-il conserver ses factures et tickets de caisse ?

En France, un commerçant doit conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, livres comptables, registres, tickets Z, contrats, etc.) pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.(entreprendre.service-public.gouv.fr) Ce délai répond à la fois aux exigences du Code de commerce et aux besoins des contrôles fiscaux. En pratique, de plus en plus d’entreprises optent pour un archivage numérique sécurisé, à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des documents pendant toute la durée de conservation. Ne pas conserver ses documents peut entraîner une amende et surtout rendre très difficile la défense de l’entreprise en cas de litige ou de contrôle.

Comment un commerçant peut-il se préparer à la facturation électronique obligatoire ?

D’ici 2026, tous les commerçants assujettis à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée, puis d’émettre eux‑mêmes des factures électroniques selon un calendrier dépendant de leur taille.(economie.gouv.fr) Pour se préparer, il est conseillé de : faire l’inventaire des outils de facturation actuels, choisir une solution compatible (portail public de facturation ou plateforme partenaire), nettoyer le fichier clients (SIREN, adresses mail, modalités de paiement), mettre à jour les mentions obligatoires sur les factures et former l’équipe administrative. Un accompagnement spécialisé permet de transformer cette contrainte en gain de temps (moins de ressaisies) et en meilleure traçabilité des règlements.

Pourquoi choisir un expert‑comptable spécialisé pour mon restaurant plutôt qu’un cabinet généraliste ?

Un cabinet généraliste maîtrise le droit comptable et fiscal, mais n’a pas toujours les réflexes métiers d’un spécialiste de la restauration. Un expert‑comptable dédié aux commerçants‑restaurateurs sait, par exemple, lire immédiatement vos ratios de coût matière, de masse salariale, ou détecter un problème de paramétrage TVA sur un type de plat ou de boisson. Il connaît les spécificités des titres‑restaurant, des pourboires, des coupures de service, ou encore des contrats de franchise. Au‑delà de la conformité, il peut donc vous apporter des conseils opérationnels pour améliorer votre rentabilité et votre trésorerie, en parlant le même langage que vous et vos équipes.

Et maintenant, comment sécuriser votre comptabilité de commerçant ?

Si vous êtes commerçant‑restaurateur, 2025 est une année charnière : entre hausse des coûts, future facturation électronique et contrôles renforcés, votre comptabilité doit devenir un véritable outil de pilotage. L’équipe de Compta Resto peut vous accompagner sur l’ensemble du cycle de vie de votre établissement (création, gestion, développement, audit). Pour faire le point sur votre situation, il vous suffit de demander un devis ou un rendez‑vous : vous bénéficierez d’un diagnostic adapté à votre restaurant et de recommandations concrètes pour mettre votre comptabilité de commerçant en conformité, tout en gagnant du temps au quotidien.