Choisir un logiciel de caisse conforme n’est plus optionnel pour un restaurant.

Entre les règles de la loi anti-fraude à la TVA, la fin progressive de l’auto‑certification et les spécificités de la restauration (multiples taux de TVA, menus, ventes à emporter, livraisons), le choix de votre système d’encaissement a un impact direct sur votre sécurité fiscale et vos marges. Dans cet article, le cabinet spécialisé Compta Resto vous aide à comprendre les obligations et à sélectionner un logiciel de caisse adapté à votre établissement.

Logiciel de caisse et restauration : que dit la loi aujourd’hui ?

Qui est concerné en restauration ?

Vous êtes concerné par la réglementation sur les logiciels de caisse si vous cumulez ces trois conditions :

• Vous êtes assujetti à la TVA (cas de la quasi‑totalité des restaurants, bars et snacks hors franchise en base) ;
• Vous vendez à des clients particuliers (B2C) ;
• Vous enregistrez les règlements via un logiciel ou un système de caisse (caisse tactile, tablette, appli d’encaissement, etc.).

Dans ce cas, l’article 286 I 3° bis du CGI vous impose d’utiliser un système satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données d’encaissement, afin de permettre le contrôle de l’administration fiscale. bofip.impots.gouv.fr

Loi anti‑fraude TVA : logique et calendrier

Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels concernés doivent utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé (loi de finances pour 2016 et 2018). economie.gouv.fr La loi de finances pour 2025 a renforcé le dispositif :

• Suppression progressive de la possibilité de prouver la conformité via une simple attestation de l’éditeur ;
• Généralisation de la certification par un organisme accrédité (AFNOR/INFOCERT – norme NF525 – ou LNE) comme seule preuve recevable ;
• Report de la date butoir : à compter du 1er septembre 2026, seul un certificat délivré par un organisme accrédité permettra d’attester la conformité de votre caisse. economie.gouv.fr

En cas de défaut de justification, l’article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné, avec un délai de 60 jours pour se mettre en conformité, sous peine de nouvelle amende. bofip.impots.gouv.fr

Les 4 exigences clés d’un logiciel de caisse sécurisé

La doctrine fiscale (BOFiP) détaille quatre grandes exigences que votre système d’encaissement doit respecter : bofip.impots.gouv.fr

• Inaltérabilité : chaque encaissement est enregistré sans pouvoir être effacé ou modifié sans trace (journal des modifications, annulations, avoirs, etc.).
• Sécurisation : les données sont protégées (signature, chaînage, horodatage) pour garantir leur authenticité.
• Conservation : toutes les données détaillées (ligne à ligne) sont conservées pendant la durée légale, et pas seulement les totaux Z de caisse.
• Archivage : les données doivent être archivées de manière à pouvoir être restituées en cas de contrôle (export dans un format normé, piste d’audit, etc.).

Comment vérifier qu’un logiciel de caisse est conforme pour un restaurant ?

1. Exiger un certificat de conformité, pas seulement une mention “NF525”

Un simple argument commercial du type “logiciel conforme à la loi anti‑fraude TVA” ne suffit pas. Pour être en règle, vous devez pouvoir produire :

• un certificat délivré par un organisme accrédité (par exemple AFNOR/INFOCERT – NF525 – ou LNE) couvrant la version exacte du logiciel utilisée dans votre restaurant ;
• ou, pendant certaines périodes transitoires, la preuve écrite que l’éditeur a engagé une démarche formelle de certification auprès d’un organisme accrédité (contrat, devis accepté, commande signée). secofi.fr

Le ministère de l’Économie rappelle que, depuis la réforme 2025, les attestations individuelles émises par l’éditeur ne sont plus suffisantes : seule la certification par un organisme accrédité est reconnue. economie.gouv.fr

2. Points à contrôler auprès de votre éditeur

Avant de choisir un logiciel de caisse, demandez noir sur blanc :

• Référence exacte du certificat (numéro, organisme, date de délivrance, date de validité) ;
• Périmètre couvert : caisse fixe, tablettes serveur, bornes de commande, click & collect, livraison, vente en ligne, etc. ;
• Gestion des mises à jour : chaque version majeure du logiciel est‑elle à nouveau certifiée ? Comment vous fournit‑on le nouveau certificat ?
• Documentation de conformité : modes opératoires (clôture de caisse, annulation, avoir, ventes “école”) compatibles avec la doctrine fiscale ;
• Traçabilité : possibilité d’exporter les journaux d’encaissement et le fichier pour contrôle fiscal.

Conservez ces documents (certificat, contrat, CGV, documentation) avec vos pièces comptables : ils pourront être exigés lors d’un contrôle inopiné.

3. Cas particuliers : quand un restaurant peut-il être hors champ ?

La réglementation ne crée pas d’obligation d’acheter une caisse enregistreuse : un assujetti peut théoriquement suivre ses encaissements sur facturier ou journal papier sans système de caisse. bofip.impots.gouv.fr Toutefois, dans la pratique de la restauration, ce cas est extrêmement rare (volume de tickets, encaissements multiples, TVA complexe).

En revanche, certains professionnels ne sont pas concernés par l’obligation de certification :

• restaurants bénéficiant de la franchise en base de TVA (micro‑entrepreneurs sous seuil) ;
• structures effectuant uniquement des opérations exonérées de TVA.

Pour tous les autres établissements de restauration “classiques”, un logiciel de caisse certifié est la norme attendue. economie.gouv.fr

Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de caisse pour la restauration

Gestion du service et des encaissements

Au‑delà de la conformité, un bon logiciel de caisse doit coller au quotidien de votre salle et de votre cuisine :

• prise de commande à table (terminal serveur, QR code, borne) ;
• gestion du plan de salle, des couverts et des notes partagées ;
• envoi automatique des préparations en cuisine (imprimante, écran KDS) ;
• scission de l’addition (par convive, par article, par montant) ;
• gestion des titres-restaurant, pourboires, avoirs et annulations traçables.

Paramétrage fin de la TVA restauration

La restauration cumule plusieurs taux de TVA : 10 % pour les prestations de restauration sur place et la plupart des ventes à emporter ou livrées pour consommation immédiate, 5,5 % pour de nombreuses denrées non destinées à une consommation immédiate, 20 % pour les boissons alcoolisées. entreprendre.service-public.fr

Votre logiciel doit permettre :

• de créer des familles d’articles par taux de TVA et par contexte (sur place / à emporter / livraison, immédiat ou différé) ;
• de ventiler automatiquement les menus incluant de l’alcool entre 10 % et 20 % ;
• d’éditer des rapports de TVA fiables, cohérents avec votre comptabilité.

Pilotage de l’activité et lien avec la comptabilité

Un logiciel de caisse moderne va bien au‑delà du simple ticket :

• suivi du chiffre d’affaires par service, par canal (sur place, à emporter, livraison, plateformes) et par famille de produits ;
• gestion des stocks et fiches recettes pour suivre les marges et la consommation matière ;
• exports comptables normés (journaux de ventes, écritures de TVA, ventilation des moyens de paiement) vers votre cabinet d’expertise comptable.

C’est sur ces points que l’accompagnement d’un cabinet spécialisé comme Compta Resto et ses services dédiés aux restaurateurs prend tout son sens, pour fiabiliser la liaison caisse–comptabilité.

Comparer les types de solutions d’encaissement pour restaurants

Tableau récapitulatif : critères de choix d’un logiciel de caisse conforme

Étapes pour choisir et déployer votre logiciel de caisse conforme

1. Clarifier vos besoins et votre modèle économique

Avant de comparer les éditeurs, commencez par un diagnostic de votre activité :

• type d’établissement (bistrot, brasserie, gastronomie, fast‑food, dark kitchen, food‑truck) ;
• canaux de vente (sur place, à emporter, livraison, plateformes) ;
• volumétrie (nombre de couverts, tickets/jour, nombre de postes de caisse) ;
• organisation interne (service en salle, comptoir, commandes en ligne).

Ce cadrage sert de base au cahier des charges que vous transmettrez aux éditeurs et à votre expert‑comptable.

2. Sélectionner 2 à 3 solutions spécialisées restauration

Sur la base de ce cahier des charges, présélectionnez quelques solutions clairement orientées CHR (cafés‑hôtels‑restaurants), en vérifiant systématiquement :

• la présence d’une certification officielle (NF525, LNE ou équivalent) ;
• les modules disponibles : plan de salle, livraison, borne, click & collect, programme de fidélité, etc. ;
• les offres tarifaires (abonnement mensuel, options, coût du matériel).

De nombreuses solutions françaises pour restaurants publient des prix d’entrée de gamme autour de 30 à 100 € HT par mois pour un poste de caisse, selon les fonctionnalités et le modèle économique retenu (SaaS, licence, location de matériel). restomax.fr

3. Tester en conditions réelles et impliquer vos équipes

Ne signez pas sans test terrain. Profitez des démos ou périodes d’essai pour :

• simuler un vrai service (prise de commande, modifications, partages de note, encaissement multi‑moyens) ;
• tester la gestion des cas particuliers : annulation, erreur de saisie, ticket perdu, pourboire, titre‑restaurant ;
• faire participer les équipes de salle et de cuisine pour évaluer l’ergonomie.

Un logiciel très puissant mais mal compris provoquera des contournements (carnet papier, encaissements hors caisse) qui remettent en cause la conformité.

4. Paramétrer la caisse avec votre expert‑comptable

Le paramétrage initial est crucial pour éviter les erreurs de TVA et les incohérences comptables. En pratique, il s’agit de :

• définir les familles d’articles et les taux de TVA associés ;
• raccorder chaque famille à un compte comptable de vente ;
• organiser les rapports d’encaissement (ventes, TVA collectée, ventilation des moyens de paiement) ;
• mettre en place une procédure écrite de clôture quotidienne, contrôle de caisse et traitement des écarts.

Les équipes de Compta Resto, cabinet dédié aux restaurateurs, accompagnent régulièrement ces paramétrages afin de sécuriser la TVA et de fiabiliser vos états financiers.

Erreurs fréquentes à éviter avec un logiciel de caisse

1. Utiliser un module ou une version non couverte par le certificat

Un risque courant consiste à activer de nouveaux modules (borne, click & collect, intégration marketplace, développement spécifique) sans vérifier qu’ils restent couverts par la certification initiale. La doctrine fiscale rappelle qu’un paramétrage ou un développement qui altère les dispositifs techniques de sécurisation peut nécessiter une nouvelle certification. bofip.impots.gouv.fr

En cas de doute, faites confirmer par écrit par l’éditeur que la configuration complète (y compris intégrations et personnalisations) reste certifiée.

2. Mal gérer le “mode école” ou les tests

Les fonctions de test ou de formation doivent être clairement identifiées comme telles et rester tracées : tickets marqués “simulation” ou “factice”, rapports séparés, impossibilité de les intégrer au chiffre d’affaires réel. La documentation fiscale insiste sur la nécessité de conserver la trace de toutes les opérations, même fictives, avec une identification claire. bofip.impots.gouv.fr

Un usage confus de ce mode (par exemple pour corriger un encaissement sans traçabilité) peut être requalifié comme une tentative de dissimulation de recettes.

3. Laisser coexister plusieurs systèmes d’encaissement non alignés

Certains restaurants combinent caisse principale, application de livraison, solution de commande en ligne, TPE autonome… La loi précise que tous les systèmes de caisse utilisés doivent être conformes, même s’ils sont distincts. bofip.impots.gouv.fr

Concrètement, évitez de laisser un canal (par exemple les livraisons) vivre en dehors de votre caisse principale : centralisez les encaissements et enregistrez‑les dans un système certifié, de façon automatisée si possible.

4. Sous‑estimer la formation et les procédures internes

Un logiciel de caisse même certifié n’est pas un bouclier absolu si les procédures internes sont défaillantes :

• clôtures de caisse non faites ou faites à la hâte ;
• utilisation de comptes “divers” ou “corrections” non documentés ;
• absence de contrôle croisé entre Z de caisse, dépôts bancaires et comptabilité.

Formalisez des règles simples (qui clôture, quand, comment consigner les écarts, qui valide) et formez régulièrement votre équipe. Un cabinet comme Compta Resto peut vous aider à structurer ces contrôles de base.

FAQ : vos questions sur le choix d’un logiciel de caisse conforme en restauration

Un restaurant est-il obligé d’avoir un logiciel de caisse certifié ?

La loi n’impose pas à tous les professionnels de disposer d’un logiciel de caisse : en théorie, un restaurateur pourrait tenir un journal papier ou un facturier, sans système de caisse. En pratique, dès lors que vous êtes assujetti à la TVA, que vous avez des clients particuliers et que vous enregistrez les encaissements via un système informatisé, ce système doit respecter les exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, et sa conformité doit être prouvée par un certificat émis par un organisme accrédité à partir du 1er septembre 2026. bofip.impots.gouv.fr

Quelle différence entre une simple mention “NF525” et une vraie certification ?

La mention commerciale “NF525” dans une plaquette ne suffit pas. La réglementation exige un certificat nominatif délivré par un organisme accrédité (AFNOR/INFOCERT ou LNE, notamment), qui atteste que la version précise du logiciel respecte les quatre conditions légales. Depuis la loi de finances 2025, les attestations unilatérales des éditeurs ne sont plus admises : seule la certification par un organisme tiers fait foi. economie.gouv.fr Lors d’un contrôle, l’administration pourra vérifier l’authenticité de ce certificat directement auprès de l’organisme certificateur.

Comment savoir si mon logiciel de caisse actuel est conforme à la loi anti‑fraude TVA ?

Commencez par demander à votre éditeur le certificat de conformité couvrant la version installée dans votre établissement. Vérifiez les éléments suivants : organisme émetteur (AFNOR/INFOCERT, LNE ou autre organisme accrédité), numéro de certificat, version du logiciel couverte, dates de validité. Contrôlez ensuite que tous les modules que vous utilisez (borne, commande en ligne, livraison, multi‑sites) sont inclus dans ce périmètre. En l’absence de certificat valable, vous êtes exposé à l’amende prévue à l’article 1770 duodecies du CGI. bofip.impots.gouv.fr

Quel budget prévoir pour un logiciel de caisse pour restaurant ?

Les prix varient fortement selon le modèle (SaaS, licence, matériel inclus ou non) et la complexité de votre activité. D’après les offres publiques de plusieurs éditeurs spécialisés, de nombreuses solutions démarrent entre environ 30 et 100 € HT par mois pour un poste de caisse, hors achat ou location du matériel (tablette, imprimante ticket, TPE). restomax.fr Pour un projet réaliste, additionnez : abonnement logiciel, options (stocks, réservation, click & collect), matériel et accompagnement (formation, paramétrage comptable).

Mon logiciel est auto‑certifié par l’éditeur : dois‑je changer avant 2026 ?

Oui, vous devez au minimum vous assurer que votre éditeur a engagé une démarche formelle de certification auprès d’un organisme accrédité et obtenir la preuve de cet engagement (contrat, devis signé). À compter du 1er septembre 2026, l’auto‑certification ne sera plus admise : seul un certificat officiel restera valable pour justifier la conformité de votre caisse. economie.gouv.fr Anticiper dès maintenant vous évite une mise en conformité précipitée, souvent plus coûteuse et risquée.

Et maintenant ? Passez à l’action pour sécuriser votre caisse

Le choix d’un logiciel de caisse conforme en restauration ne se résume pas à une question d’ergonomie : c’est un enjeu fiscal, financier et organisationnel. En tant que cabinet d’expertise comptable dédié aux métiers de bouche, Compta Resto peut vous accompagner dans l’audit de votre solution actuelle, la définition de votre cahier des charges, le paramétrage TVA et le raccordement comptable.

Vous préparez un changement de logiciel, une ouverture ou une reprise de restaurant ? Pour bénéficier d’un accompagnement sur‑mesure (choix de solution, business plan, organisation de la caisse, suivi des marges), vous pouvez demander un devis ou prendre contact avec l’équipe Compta Resto. Vous sécuriserez ainsi vos encaissements et gagnerez du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : vos clients et votre cuisine.