Comptabilité restauration : votre guide pratique 2025 pour piloter, sécuriser et optimiser la gestion financière de votre restaurant.
Vous cherchez comment structurer une comptabilité claire, conforme et rentable pour un restaurant en 2025 ? Ce guide concret couvre obligations (TVA, caisse, paie), méthodes de suivi (stocks, marges, trésorerie), outils, calendrier et bonnes pratiques, avec exemples et liens officiels. Il vous aide à gagner du temps, réduire les risques de contrôle et améliorer vos résultats — que vous soyez en création, en vitesse de croisière ou en croissance.
En bref
- Mettez en place des routines hebdomadaires: caisse, factures, stocks, rapprochement bancaire, suivi des marges.
- Sécurisez la conformité: TVA au bon taux, logiciel de caisse certifié, FEC prêt, DSN et paie CHR maîtrisées.
- Pilotez vos coûts clés: coût matière, masse salariale, frais fixes, saisonnalité et trésorerie prévisionnelle.
- Standardisez vos procédures (recettes, inventaires, notes de crédit) et automatisez via des outils adaptés.
- Faites-vous accompagner par un cabinet expert du secteur pour gagner en fiabilité et en visibilité.
Les fondamentaux spécifiques à la restauration
TVA et facturation: les règles à connaître
La restauration est soumise à des taux de TVA différenciés. En 2025, la restauration (sur place ou à emporter prête à consommer) s’applique en général à 10 %, tandis que les boissons alcoolisées restent à 20 % selon le référentiel officiel sur les taux en France (voir “Les taux de TVA” du ministère de l’Économie) source officielle. Les produits non immédiatement consommables (ex. vente d’un produit d’épicerie) peuvent relever d’un autre taux. Assurez-vous que vos tickets/factures distinguent clairement les ventes à 10 % et 20 % et que votre POS ventile correctement.
Bonnes pratiques:
– Paramétrez vos familles d’articles par taux.
– Contrôlez mensuellement les bases et la TVA collectée.
– Émettez des factures conformes pour les groupes/événements: mentions légales, numéro, TVA, identité client.
Caisse et logiciel certifié: une obligation depuis 2018
Si vous êtes assujetti à la TVA, l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié est obligatoire (loi anti-fraude à la TVA, en vigueur depuis 2018) fiche impots.gouv.fr. Le système doit garantir inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
Points clés:
– Verrouillez la clôture quotidienne (Z de caisse) et conservez les journaux.
– Interdisez les suppressions sans trace: utilisez annulations/avoirs.
– Documentez les écarts et remises (motif, justificatif).
– Sauvegardez régulièrement et conservez vos exports (notamment le FEC).
FEC, pièces justificatives et archivage
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est exigible en cas de contrôle fiscal; il doit être conforme et prêt à être remis référence officielle. Conservez:
– Tickets Z, journaux de caisse, factures clients/fournisseurs.
– Bons de livraison, fiches techniques, inventaires datés et signés.
– Contrats, baux, emprunts, paie, DSN, extraits bancaires et rapprochements.
Durées d’archivage usuelles: minimum 10 ans pour la comptabilité et pièces liées. L’archivage numérique doit assurer lisibilité et intégrité.
Structurer sa compta au quotidien
Plan de comptes adapté et catégorisation
Un plan de comptes “CHR” clarifie vos analyses. Exemple d’axes:
– Ventes: sur place, à emporter, livraison; distinguer alcool/non alcool.
– Achats: matières premières cuisine, boissons, emballages; charges variables (livraison, commissions plateformes).
– Frais de personnel: salle, cuisine, management; avantages en nature repas.
– Frais fixes: loyer, énergie, assurance, marketing, logiciels.
Objectif: obtenir un compte de résultat analytique lisible par activité/horaire/canal (salle, click&collect, plateforme).
Gestion des achats, stocks et inventaires
La variation de stocks impacte directement votre coût matière. Méthode simple:
1) Réalisez un inventaire valorisé en fin de mois (ou quinzaine en forte activité).
2) Calculez: Consommation = Achats du mois + Stock début – Stock fin.
3) Ventilez cuisine/boissons pour identifier les dérives.
Bonnes pratiques:
– Fiches techniques recettes à jour (grammages, pertes, prix).
– Déclaration des pertes/casse et des repas personnel.
– Négociation fournisseurs et contrôle des tarifs (prix/kg, conditionnements).
Suivi des ventes, remises et pertes
Analysez vos tickets:
– Mix produit et panier moyen.
– Taux de remises/offerts (plafonnez et contrôlez les droits).
– Heures pleines/creuses et taux d’occupation.
Tout offert ou perte doit être tracé pour éviter de “gonfler” le coût matière. Établissez un registre des offerts/pourboires/repas staff.
Ce qui n’est pas mesuré ne s’améliore pas: standardisez vos saisies et vos rapports pour comparer semaine après semaine.
Piloter la rentabilité
Calculer le coût matière et le coût portion
Calculez le coût portion de chaque recette:
– Coût ingrédients (après pertes) + emballage + coût spécifique (ex. sauce achetée).
– Comparez au prix de vente proposé.
– Sensibilité: simulez une hausse prix fournisseur de +5 %.
Au niveau global, suivez mensuellement:
– Coût matière (% du CA) cuisine et boissons séparés.
– Marge brute par canal (salle, emporter, livraison).
– Incidence des promos et des invendus.
Taux de marge, food cost et prix de vente
La méthode inverse (à partir du coût portion) aide à fixer le prix:
– Prix conseillé = Coût portion / Taux de coût matière cible.
– Intégrez TVA, commissions (plateformes), et politique d’arrondi psychologique.
– Surveillez la marge contribution par produit pour arbitrer la carte.
Astuces:
– Limitez la carte, augmentez la rotation pour réduire les pertes.
– “Ingénierie de menu”: mettez en avant les plats à forte marge contribution.
Budget de trésorerie et saisonnalité
Restauration = flux de trésorerie quotidien, charges mensuelles. Construisez un budget de trésorerie glissant 13 semaines:
– Encaissements (CA TTC) par jour/semaine; TVA à décaisser aux échéances.
– Décaissements: salaires, loyers, fournisseurs, charges sociales, impôts, annuités de prêts.
– Intégrez la saisonnalité (vacances, météo, événements locaux).
Marge de sécurité: anticipez un coussin de 1 à 2 mois de charges fixes quand c’est possible.
Social et paie en CHR
Contrats, planning et heures supplémentaires
Le secteur HCR a des règles spécifiques (amplitudes, majorations, repos). Formalisez:
– Plannings validés, pointage fiable, avenants si modulation.
– Heures supplémentaires tracées et payées ou récupérées.
– Contrats à jour (périodes d’essai, temps partiel), registre du personnel.
Les déclarations sociales passent via la DSN mensuelle; vérifiez cohérence paie/URSSAF fiche URSSAF DSN.
Pourboires, avantages en nature repas
Organisez la remontée des pourboires (espèces, dématérialisés) et leur affectation transparente. Respectez les règles de déclaration et d’assujettissement en vigueur. Comptabilisez les avantages en nature repas au barème applicable et contrôlez l’incidence sur la masse salariale.
Bonnes pratiques:
– Procédure écrite de gestion des pourboires.
– Comptes dédiés et justification mensuelle.
– Communication claire aux équipes.
Choix du statut et régime d’imposition
Formes sociales et protection
L’EURL/SARL, la SAS/SASU ou l’entreprise individuelle ont des impacts sur votre protection sociale, votre rémunération et votre fiscalité. Comparez:
– Niveau de protection (TNS vs assimilé salarié).
– Souplesse de rémunération/dividendes.
– Coût global (cotisations) vs net perçu.
Un accompagnement sur-mesure aide à aligner votre statut avec votre projet et votre profil de risque.
IS, IR et TVA: arbitrages
- Impôt sur les sociétés (IS) vs impôt sur le revenu (IR): simulez le coût net selon vos bénéfices et besoins de cash personnel.
- TVA: régime réel normal (mensuel) ou réel simplifié (acompte + régularisation) selon votre volume. Paramétrez vos échéances pour éviter les tensions de trésorerie.
- Taxes locales (CFE…) et taxes spécifiques éventuelles: budgétez-les.
Pour un diagnostic initial et des simulations, découvrez nos accompagnements dédiés aux restaurateurs sur la page Nos services.
Calendrier 2025 et obligations périodiques
- Quotidien/hebdo: clôture caisse (Z), dépôts bancaires, contrôle des écarts, saisie achats, pointage paiements.
- Mensuel: paie et DSN, déclarations TVA (ou trimestrielles selon régime), rapprochement bancaire, inventaire, tableau de bord (CA, marge, masse salariale, résultat).
- Trimestriel: revues fournisseurs, renégociation, mises à jour de fiches techniques, maintenance des équipements, analyse des produits.
- Annuel: inventaire de clôture, comptes annuels et liasse fiscale (délai usuel: dans les 3 mois de la clôture ou au plus tard début mai pour clôture 31/12), approbation des comptes, dépôt juridique.
- Contrôles: FEC prêt et testé, archivage pièces 10 ans, conformité POS.
Astuce: bloquez des dates fixes dans votre agenda et formalisez un playbook de clôture rapide.
Outils, procédures et contrôles internes
- POS certifié et paramétré par taux TVA; exports automatisés vers la compta.
- Facturation fournisseurs dématérialisée; OCR pour accélérer la saisie.
- Inventaires via application mobile; fiches techniques reliées aux achats.
- Rapprochement bancaire automatique; alertes sur écarts > seuil.
- Procédures: remises/offerts, retours fournisseurs, casses, repas staff, acomptes clients.
- Contrôles croisés: CA POS vs encaissements bancaires; achats vs consommations; paie vs planning.
Standardisez, mesurez, améliorez en continu.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
Erreurs courantes:
– Mauvaise ventilation TVA (alcool vs non alcool).
– Absence de traçabilité des pertes et offerts.
– Inventaires irréguliers entraînant un “coût matière fantôme”.
– Masse salariale non pilotée vs ventes (sur-staff en heures creuses).
– Clôtures tardives: pas de visibilité, décisions retardées.
Bonnes pratiques:
– Procédure écrite simple par tâche, checklist hebdomadaire.
– Tableaux de bord visuels: seuils et alertes.
– Cycle achat–stock–vente maîtrisé.
– Revue mensuelle avec votre expert-comptable pour passer à l’action.
Pour découvrir l’approche et l’équipe derrière ce guide, consultez la page À propos et la vision de Compta Resto.
Pourquoi s’appuyer sur un cabinet expert du secteur
La restauration a ses codes: TVA complexe, flux de caisse importants, saisonnalité, paie CHR, ingénierie de menu. Un cabinet spécialisé vous fait gagner du temps et sécurise chaque étape: création (business plan, statuts), tenue comptable, déclarations, paie et social, audit légal, pilotage de la performance. Compta Resto, filiale du cabinet CEG, combine outils modernes et conseil opérationnel pour vous aider à décider vite et bien, avec des indicateurs orientés terrain.
Vous souhaitez un diagnostic express ou un accompagnement continu ? Demandez un échange via la page Demande de devis.
FAQ
Quel taux de TVA appliquer sur place, à emporter et sur l’alcool ?
En 2025, la restauration prête à consommer (sur place ou à emporter) est en général soumise à 10 %, tandis que les boissons alcoolisées restent à 20 %. Les produits non immédiatement consommables peuvent relever d’un taux différent. La clé est de paramétrer votre POS par familles d’articles et de vérifier la ventilation sur vos tickets/factures et déclarations TVA. En cas de doute sur un produit spécifique, référez-vous au guide officiel des taux de TVA du ministère de l’Économie ou sollicitez votre expert-comptable.
Comment calculer et suivre le coût matière sans y passer des heures ?
Adoptez une routine simple: inventaire valorisé en fin de mois, calcul Consommation = Achats + Stock début – Stock fin, puis rapportez au chiffre d’affaires HT pour obtenir votre pourcentage de coût matière. Distinguez cuisine et boissons. Standardisez vos fiches techniques (grammages), enregistrez pertes et offerts, et analysez le mix produit pour repérer les dérives. Avec un logiciel d’inventaire connecté, ce suivi prend 30–60 minutes par mois et alimente un tableau de bord fiable.
Quelles sont les obligations autour de la caisse et du FEC ?
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez utiliser un logiciel de caisse certifié garantissant inaltérabilité et traçabilité. Clôturez quotidiennement (Z de caisse), conservez les journaux et justifiez tout écart. En cas de contrôle fiscal, vous devez fournir un Fichier des Écritures Comptables (FEC) conforme. Testez régulièrement l’export FEC de votre comptabilité et vérifiez la concordance des ventes POS, des encaissements bancaires et des déclarations TVA pour limiter les risques de rectification.
Comment piloter la masse salariale dans un restaurant ?
Mesurez la masse salariale (brut chargé) en pourcentage du CA par semaine et par service. Alignez les plannings sur la demande (historique, météo, événements), limitez les heures supplémentaires non planifiées, suivez les productivités (CA par heure travaillée). Formalisez vos processus (pointage, validation des heures, DSN) et intégrez les avantages en nature repas. Une revue hebdomadaire avec vos responsables de salle/cuisine permet d’ajuster vite et de préserver la qualité de service.
À retenir
- Structurez un cycle simple: caisse claire, achats maîtrisés, inventaires réguliers, rapprochements bancaires, TVA et paie à l’heure.
- Sécurisez la conformité 2025: POS certifié, FEC prêt, factures et contrats carrés, archivage 10 ans.
- Pilotez vos leviers: coût matière, masse salariale, mix produit, trésorerie et saisonnalité.
- Standardisez vos recettes et procédures; automatisez ce qui peut l’être pour gagner du temps.
- Appuyez-vous sur un partenaire spécialisé pour transformer vos chiffres en décisions opérationnelles.
Prêt à faire passer votre gestion au niveau supérieur ? Découvrez notre offre dédiée aux restaurateurs sur Nos services et contactez-nous via la Demande de devis.
