La comptabilité restauration en 2025, c’est des règles précises, des contrôles plus fréquents et des outils à mettre en place pour rester en règle. Cet article vous donne un mode d’emploi clair pour être conforme, optimiser votre TVA, encadrer la caisse et éviter les sanctions.

En bref

• Obligations 2025: livres comptables à jour, fichier FEC prêt, inventaire annuel et pièces conservées 10 ans.
• TVA restauration: 10% sur la restauration (sur place/à emporter), 20% sur l’alcool; factures numérotées, logiciel de caisse certifié.
• Caisse et pourboires: clôture Z quotidienne, justificatifs, pourboires déclarés via la paie (régime social spécifique).
• Réforme e-facture: généralisation confirmée mais calendrier révisé; suivez les annonces officielles.
• Gagnez du temps: process simples + outils connectés + accompagnement d’un cabinet spécialisé pour sécuriser vos déclarations.

Obligations comptables 2025 pour les restaurants

Tenue des livres et pièces justificatives

• Tenir une comptabilité sincère et régulière: journal, grand livre, balance, livre d’inventaire (inventaire physique obligatoire, même si le “livre d’inventaire” formel a été assoupli).
• Enregistrer toutes les opérations, y compris celles en espèces, sans blanc ni rature.
• Conserver les pièces (factures fournisseurs, tickets Z, relevés bancaires, contrats, baux) pendant 10 ans (délai commercial) et au minimum 6 ans côté fiscal. Voir les références officielles sur service-public.

Bon réflexe: stockez factures et Z de caisse au format PDF signé + backup cloud. Un audit se gagne sur la traçabilité.

Fichier des écritures comptables (FEC)

• En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit remettre le FEC au format demandé par l’administration.
• En 2025, absence de FEC ou format non conforme peut entraîner une amende de 5 000 € ou 10% des droits rappelés, le plus élevé, et un rejet de comptabilité (source: impots.gouv.fr).
• Vérifiez chaque année que votre logiciel comptable exporte un FEC normé.

Inventaire et valorisation des stocks

• Inventaire physique au moins 1 fois par an (denrées, boissons, consommables).
• Valorisation cohérente (FIFO/CMUP) et justification des écarts (casse, offerts, démarque).
• Impact direct sur le coût matières et le résultat.

Exemple: Stock initial 8 000 €, achats 15 000 €, stock final 6 000 € → Consommation: 8 000 + 15 000 – 6 000 = 17 000 €.

TVA et facturation dans la restauration

Taux et cas fréquents

• Restauration sur place, à emporter et livraison: TVA 10% sur la nourriture.
• Boissons alcoolisées: TVA 20%, quel que soit le mode de consommation.
• Vérifiez vos mappings d’articles en caisse: une bière mal codée à 10% se traduit en risque fiscal.

Astuce: paramétrez vos familles d’articles “Alcool 20%” vs “Nourriture 10%” et bloquez la modification manuelle du taux.

Pour plus d’informations TVA et obligations, consultez le portail entreprises d’impots.gouv.fr.

Factures, notes et numérotation

• Note ou facture à la demande du client, avec numérotation continue, date, identité, détail HT, TVA par taux et TTC.
• Conservation des originaux (papier ou électronique), piste d’audit fiable entre vente et encaissement.

Logiciel de caisse certifié (anti-fraude TVA)

• Depuis le dispositif anti-fraude, les logiciels/systèmes de caisse doivent garantir inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
• Justificatif de conformité à présenter en cas de contrôle.
• Sanction de 7 500 € par logiciel non conforme, avec 60 jours pour se mettre en règle (référence: impots.gouv.fr).

Facturation électronique: où en est-on en 2025 ?

• La généralisation de la e-facture B2B domestique est confirmée mais le calendrier a été révisé.
• En 2025, préparez-vous (identification des flux, choix PDP/PPF, formats), mais suivez le calendrier officiel mis à jour sur economie.gouv.fr.
• Priorités: fiabiliser votre base clients (SIREN/SIRET), nettoyer vos articles et TVA, tester l’EDI/PDFe.

Caisse, espèces, pourboires et titres-restaurant

Clôtures de caisse et justificatifs

• Fonds de caisse documenté, saisie des ventes par mode de paiement, ticket Z quotidien conservé.
• Écarts enregistrés et justifiés (casse, offerts, erreurs d’appoint).
• Relevés de remises CB rapprochés des encaissements bancaires.

Règle d’or: 1 journée = 1 Z + 1 rapprochement. En cas d’oubli, passez une écriture d’ajustement justifiée.

Pourboires (tips)

• Pourboires perçus (espèces/électroniques) doivent être déclarés et intégrés à la paie, avec un régime social/fiscal spécifique selon la période d’application de la loi.
• Paramétrage DSN indispensable; informez les équipes et tracez la répartition.
• Référez-vous aux lignes directrices actualisées de l’URSSAF pour l’année en cours.

Titres-restaurant et encaissement

• Vérifier l’éligibilité des produits (pas d’alcool), limites d’utilisation et règles d’encaissement.
• Comptabiliser le “compte à recevoir émetteurs” et le coût de commission; contrôler les délais de remboursement.

Paie, avantages en nature, RH: impacts comptables

Avantage en nature nourriture

• Les repas du personnel constituent un avantage en nature soumis à un barème URSSAF actualisé chaque année.
• Comptabilisation en charges/contrepartie salariale et intégration en paie pour la DSN.

Temps de travail, extras et saisonniers

• Contrats, heures, primes, repos compensateurs: la paie doit refléter le réalisé.
• Les “extras” et renforts saisonniers nécessitent une rigueur documentaire (DPAE, contrats, affichages) et un suivi des coûts salariaux pour piloter la marge.

Pilotage financier et contrôles internes utiles

Ratio matières et marge brute

• Ratio matières = Consommation de denrées / CA TTC (ou HT selon usage). Suivi par famille (cuisine, bar).
• Comparez ratio théorique (recettes, fiches techniques) vs réalisé (inventaire). Écarts = fuites à investiguer.

Procédures simples mais cruciales

• Double signature des remises espèces, accès limité au back-office du logiciel de caisse.
• Inventaires tournants hebdomadaires sur produits à forte valeur (viandes, spiritueux).
• Rapprochement bancaire hebdomadaire et validation mensuelle par le cabinet.

Calendrier 2025: déclarations et échéances clés

TVA

• Régime réel normal: CA3 mensuelle (ou trimestrielle sous conditions).
• Régime réel simplifié: acomptes semestriels et CA12 annuelle.
• Respectez les échéances annoncées par l’administration fiscale sur impots.gouv.fr.

Liasse fiscale et autres taxes

• BIC: dépôt du résultat (liasse) selon votre clôture et régime.
• CFE: acompte/solde selon avis; vérifiez l’adresse et la surface déclarée pour éviter les erreurs.
• DSN: mensuelle pour les salariés (paie), y compris pourboires et avantages en nature.

Comment être conforme sans y passer vos soirées

Standardiser, automatiser, déléguer

• Standardisez les process (caisse, achats, inventaire) et documentez-les.
• Automatisez la collecte: factures fournisseurs par e-mail dédié, OCR, flux bancaires synchronisés.
• Déléguez la technique à un cabinet expert du secteur pour gagner en sérénité.

Travailler avec une équipe dédiée restauration fait la différence: maîtrise des taux, paramétrage caisse, contrôle des ratios, et accompagnement sur la réforme e-facture. Découvrez l’approche et les outils de Compta Resto sur la page Nos services et notre histoire et équipe. Besoin d’un diagnostic express de conformité? Demandez un devis personnalisé. Et si vous débutez, commencez par notre page d’accueil pour une vue d’ensemble.

FAQ

Quels sont les documents à présenter en priorité lors d’un contrôle fiscal en restauration ?

Préparez le FEC au format requis, les journaux, la balance, le grand livre et les pièces justificatives (factures achats/ventes, tickets Z quotidiens, bordereaux de remises CB/espèces). Ajoutez l’attestation de conformité de votre logiciel de caisse, le descriptif des procédures internes (clôture, écarts, offerts, inventaires) et les rapprochements bancaires. Conservez également les contrats clés (bail, crédit-bail, maintenance caisse) et la documentation de paramétrage TVA. L’objectif est de démontrer une piste d’audit fiable, traçable et complète.

Comment sécuriser le paramétrage TVA d’un logiciel de caisse en restaurant ?

Créez des familles d’articles par taux (10% nourriture, 20% alcool), interdisez la modification manuelle des taux en vente, et bloquez la création d’articles sans taux. Testez des ventes “types” (sur place, emporter, livraison) et contrôlez les tickets Z: montants HT/TTC, TVA par taux, modes de paiement. Comparez mensuellement la TVA collectée avec la CA3/CA12. Documentez tout changement de paramètre (journal de configuration) et conservez le certificat du logiciel. Un cabinet spécialisé peut auditer le mapping en quelques heures.

Comment calculer correctement le coût matières et suivre les écarts en cuisine ?

Calculez la consommation: stock initial + achats – stock final. Divisez par le chiffre d’affaires pour obtenir le ratio matières. Mettez à jour des fiches techniques avec des quantités réalistes, intégrez les pertes (parage, cuisson) et distinguez la casse et les offerts. Réalisez des inventaires tournants sur les produits sensibles et comparez le ratio théorique vs réalisé. En cas d’écart durable, revoyez prix de vente, perte à l’assiette, fournisseurs ou grammages.

Les pourboires doivent-ils passer en paie et comment les déclarer ?

Oui, ils doivent être tracés et déclarés. Pourboires en espèces et via terminaux de paiement sont intégrés en paie, avec un traitement social/fiscal qui peut bénéficier de mesures spécifiques selon l’année. Paramétrez des rubriques dédiées dans le logiciel de paie et reflétez la répartition entre salariés. Déclarez-les via la DSN. Pour connaître le régime applicable à la période (exonérations éventuelles et plafonds), consultez les ressources de l’URSSAF et vos conseils paie.

Quelles bonnes pratiques pour la conservation des pièces pendant 10 ans ?

Optez pour un archivage électronique probant: PDF horodatés, stockage redondé (cloud + local), indexation par fournisseur/date, et contrôle trimestriel d’intégrité. Conservez les tickets Z, les factures d’achat, les contrats et les justificatifs bancaires. Documentez un plan de classement simple (année > mois > fournisseur) et nommez les fichiers de façon uniforme. En cas de changement d’outil, prévoyez une exportation complète (et testez la restauration) pour garantir la disponibilité sur toute la durée légale.

À retenir

• Vos priorités 2025: FEC prêt, caisse certifiée, inventaire à jour, pièces conservées 10 ans.
• TVA: 10% nourriture, 20% alcool; vérifiez vos mappings et vos tickets Z.
• E-facture: préparez vos données, suivez le calendrier officiel avant bascule.
• Pourboires et paie: traçabilité et déclaration via DSN, barèmes URSSAF à jour.
• Pilotage: ratio matières, inventaires tournants, rapprochements bancaires réguliers.
• Gagnez du temps et sécurisez vos obligations avec un partenaire expert du secteur. Parlez-nous de votre besoin via la demande de devis ou découvrez nos services.