En moyenne, les entreprises du ressort de la Direction des Vérifications Nationales et Internationales (DVNI) sont contrôlées tous les 7 ans. Pour les très grandes entreprises, la moyenne passe à 4 ans.
Le plus souvent, ces contrôles sont effectués lorsque des anomalies sont repérées par l’administration fiscale : différences entre les données déclarées et celles dont l’administration dispose, incohérence dans les chiffres communiqués, absence de déclaration fiscale, etc.
Cela étant, personne n’est à l’abri. La bonne nouvelle, c’est que si vous êtes dans les règles, et que vous devez subir un contrôle fiscal pour votre restaurant, vous n’avez rien à craindre. Nos équipes vous délivrent, à travers cet article, tous nos conseils pour vous préparer au mieux et attester de votre bonne conduite.
Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal et comment se déroule la procédure ?
Un contrôle fiscal est une sorte de vérification des déclarations et activités fiscales d’une entreprise. Son objectif est de :
- Permettre au fisc de s’assurer que la société a correctement déclaré ses revenus et payé ses impôts.
- Détecter d’éventuelles erreurs, oublis ou fraudes.
La procédure est généralement la même :
- D’abord, vous recevez une notification de contrôle. Ce dernier pourra se faire sur place (dans vos locaux) ou sur pièces (analyse des documents depuis le bureau de l’administration).
- L’administration examine ensuite vos déclarations fiscales et comptables. Elle peut recouper ces données avec d’autres éléments, comme des documents de fournisseurs ou clients.
- Si des anomalies ou incohérences sont relevées, l’administration demande des explications ou des justificatifs supplémentaires. Ces échanges peuvent se faire par courrier, par téléphone ou directement lors du contrôle sur place.
- Si des erreurs sont confirmées, l’administration propose une correction des déclarations. En fonction, vous pourriez également faire l’objet d’un redressement fiscal. Vous recevrez alors une proposition de rectification qui explique les erreurs constatées et les montants supplémentaires à payer.
- Si tout est en ordre, le contrôle est clôturé sans modification.
Bien se préparer à un contrôle fiscal dans la restauration : 5 conseils de comptable
- Tenez une comptabilité irréprochable
Une comptabilité négligée peut entraîner des redressements fiscaux. Ne faites pas l’impasse sur ce point. Pour ce faire :
- Utilisez un logiciel de caisse certifié. D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients avec un système de caisse certifié.
- Enregistrez toutes vos transactions, qu’il s’agisse d’un repas payé en espèces, d’un ticket-restaurant ou d’un paiement par carte bancaire.
- Classez et conservez tous vos justificatifs (facture, relevés bancaires, tickets et caisse, etc.).
- Tenez une comptabilité complète avec livre-journal, grand livre, bilan et compte de résultat.
Enfin, n’hésitez pas à travailler avec des experts-comptables, idéalement spécialisés dans le secteur de la restauration, pour optimiser vos déclarations et être accompagné en cas de contrôle fiscal.
- Déclarez tous vos pourboires et paiements en espèces
Les pourboires et les paiements en espèces sont des pratiques courantes, mais ils peuvent devenir un point sensible en cas de contrôle. Et pour cause, ces éléments constituent des revenus qui doivent être intégrés dans vos déclarations fiscales.
Toute omission peut être considérée comme une dissimulation de revenus et entraîner un redressement fiscal avec des pénalités. Pensez donc bien à les centraliser et les déclarez si vous les gérez collectivement.
- Préparez en amont les documents nécessaires
Lors d’un contrôle fiscal, l’administration demandera de nombreux documents pour vérifier la conformité de votre activité. Préparer ces documents à l’avance permet de gagner du temps, de montrer que vous êtes organisé et d’éviter des complications inutiles.
Dès réception du courrier de notification de contrôle, commencez donc à mettre de côté :
- les journaux comptables ;
- les déclarations fiscales ;
- les relevés bancaires ;
- les rapports de caisses ;
- les factures fournisseurs ;
- les contrats et abonnements ;
- les contrats de travail de vos employés ;
- les licences ;
- votre bail commercial, etc.
Pour mieux vous y retrouver, vous pouvez créer un système de classement clair et logique : par type de document (ventes, dépenses, personnel, etc.) ou par période (mois, trimestre, année).
- Faites des autocontrôles réguliers
Pour prévenir les erreurs, éviter les redressements fiscaux et anticiper votre contrôle fiscal, vous pouvez réaliser des autocontrôles réguliers. Vérifiez vous-même vos recettes régulièrement et assurez-vous que :
- Les montants enregistrés dans votre logiciel de caisse correspondent aux sommes réellement encaissées (espèces, cartes bancaires, chèques) ;
- les dépôts bancaires correspondent aux paiements en espèces.
Surveille vos marges régulièrement et suivez votre stock. Vérifie que les montants de TVA collectée sur vos ventes et déductible sur vos achats sont correctement calculés et déclarés.
Si vous n’avez pas le temps de réaliser ce travail seul, n’hésitez pas à demander de l’aide à votre expert-comptable. Ce dernier peut effectuer une revue annuelle complète de vos comptes pour repérer d’éventuelles erreurs ou incohérences. Son expertise peut vous éviter des problèmes.
- Soyez le plus transparent et coopératif possible
Pour montrer votre bonne foi et faciliter le travail des inspecteurs, soyez le plus transparent et coopératif possible. Si vous collaborez activement, l’administration fiscale sera plus encline à considérer d’éventuelles erreurs comme des oublis ou des maladresses plutôt que comme des tentatives de fraude.
D’ailleurs, évitez de retenir des informations ou des documents. Toute tentative de dissimulation peut aggraver la situation et augmenter les suspicions. Enfin, si une question dépasse vos compétences, n’hésitez pas à demander à votre expert-comptable de clarifier ce point ou d’intervenir.
